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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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D6 : Etre coordinateur d'une réunion

La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).

La mission du coordinateur est de choisir les personnes qui prépareront les différents aspects de la réunion, puis d’organiser leur travail pendant la préparation et le déroulement de la réunion.

Le « style de management » du coordinateur influera grandement sur la qualité de la préparation et du déroulement de la réunion. En démocratie participative, il doit se positionner avant tout comme quelqu’un qui crée de l’envie, du lien, et de l’efficacité collective, plutôt que comme quelqu’un qui donne des ordres. Il doit aimer communiquer, être toujours respectueux des propositions, demandes et besoins des membres de l’équipe…

 

AVANT LA RÉUNION

Le coordinateur :

·        Choisit les membres de l’équipe de préparation

·        Répartit les rôles et précise les tâches de chacun (élaboration de l’ordre du jour, élaboration du planning, préparation des débats, désignation des personnes impliquées dans les différents rôles (animateurs, garant, secrétaires, personnes-ressources, etc…).

·        Prépare et anime les réunions de préparation

·        Fait le lien avec le garant ou le groupe garant, et en particulier leur soumet les questionnements concernant la cohérence générale de la réunion, les aspects concernant les valeurs du groupe, les propositions d’organisation des moments qui auront un impact extérieur au groupe (accueil d’officiels, etc…)

·        Fait circuler l’information au sein de l’équipe de préparation

 

Voir aussi :

- Fiche pratique A8 (Préparer une grosse réunion)

 

DURANT LA RÉUNION

Le coordinateur supervise le travail des membres de l’équipe. Il est à leur service. Voici des conseils de comportements à adopter pour faire le meilleur travail possible :

Avoir tout sur soi

Arrangez-vous pour pouvoir avoir sur vous l’ensemble des éléments qui vous permettront de travailler :

·        planning général externe, planning général interne

·        liste des personnes actrices de l’événement (intervenants, coordinateurs divers…)

·        Synoptique des salles, plan des lieux

·        De quoi écrire évidemment

·        Un téléphone portable peut être pratique si vous avez des personnalités à accueillir, des lieux très vastes, etc…

Se dégager du déroulement normal de l’événement

En tant que coordinateur vous ne pouvez en principe pas assister à l’événement d’une manière « normale ». Il ne sera pas en principe question d’assister aux ateliers, d’être dans le « fond » de l’événement, cela vous empêcherait d’avoir la vision anticipative des choses, et de toute façon il est probable que vous n’en aurez pas le temps matériel. Quelques conseils :

·        Une question à vous poser selon votre fonction : devez-vous être identifiables aux yeux des participants ? Ce n’est pas évident si vous devez avoir un rôle très intensif…

·        En cas de demande (de la part d’un participant, d’un intervenant…) toujours se poser la question « Est-ce que quelqu’un peut répondre à ma place ? ». Dans l’affirmative, renvoyer le demandeur vers cette personne.

Etre dans l’anticipation permanente

Votre premier rôle de coordinateur est d’anticiper : au temps t, vous devez penser aux temps t1, t2, t3… mais tout ce qui concerne le temps t doit déjà avoir été réglé auparavant. Plus vous aurez d’avance dans votre anticipation, meilleures seront vos capacités à bien faire les choses au moment venu. Quelques conseils :

·        Dès qu’une séquence vient de commencer, oubliez-la, elle roule ! Quittez les lieux, installez-vous dans un endroit calme (votre salle de coordination si vous en avez une), seul ou avec vos co-organisateurs selon le besoin, sortez votre planning général, projetez-vous dans la séquence qui va venir en vous posant toutes les questions utiles : que va-t-il se passer maintenant ? Qu’est-ce que j’ai personnellement à faire ?

·        Passez en revue les aspects qui sont de votre responsabilité, même si ce n’est pas à vous de les prendre en charge : les intervenants sont-ils là, les salles prêtes, le matériel opérationnel ? (autre manière de se poser la question : les personnes en charge de ces aspects sont elles bien à leur place, ont elles bien compris ce qu’elles ont à faire…)

·        Dès qu’une réponse est négative, répondez-y immédiatement ou confiez la tâche à quelqu’un qui peut l’assumer.

·        Des que les problèmes de la séquence suivante sont réglés, projetez-vous encore plus loin, pour vous « avancer » en commençant à résoudre quelques problèmes : la séquence suivante ? le repas ? la soirée ? demain ? C’est cet emboîtement permanent de questions qui vous permettra d’avoir toujours l’esprit partout où il faut.

·        Enfin, 5 mn avant la fin de la séquence en cours, si vous en avez le temps et si vous le souhaitez : retournez sur place, rendez-vous pleinement disponible pour ce qui va se passer. Ecoutez les dernières minutes des débats, essayez de sentir si tout se passe bien, s’il y a « quelque chose » dans l’air qui nécessiterait une petite modification dans vos plans…

·        Guidez les gens vers les lieux où doit se dérouler la suite…

Faire fonctionner à plein l’équipe d’organisation

En tant que coordinateur vous êtes là pour organiser et faciliter le travail de l’équipe. Vous même ne ferez pas forcément grand-chose de concret (bouger des chaises) et c’est normal. Occupez-vous plutôt d’aider les autres à mieux travailler, cela leur rendra service et rendra la réunion plus efficace. Voici quelques questions à se poser en permanence :

·        Qui a l’air désoeuvré dans l’équipe ? Est-ce réellement parce que leur mission est remplie ou parce qu’ils ne savent pas comment faire ? Que pouvez-vous dans ce cas leur donner à faire ?

·        Quelle tâche n’est prise en charge par personne ? Qui est le mieux placé pour le faire ?

·        Le groupe garant est-il bien opérationnel ? Ses membres se rencontrent-ils régulièrement ?

·        

Se ménager !

La coordination d’une grosse réunion est souvent très implicante : tout va très vite, vous serez très sollicités par tout le monde, vous aurez un poids de responsabilité important sur les épaules, les moments pour souffler seront peu nombreux… le phénomène collectif, par ailleurs, démultiplie tous ces aspects et rend souvent un peu fragile… Quelques attitudes peuvent permettre de s’épargner un peu :

·        Chaque fois que vous vous sentez « à jour » (tout ce que vous aviez à faire ou à prévoir vous paraît prêt), profitez-en pour vous reposer un peu : allez faire un petit tour au grand air, allongez vous 5 mn avec un livre… Sur un événement un peu long, ces récupérations sont très importantes pour tenir la durée. Elles ne seront jamais longues, alors il faut en saisir l’opportunité chaque fois qu’elle se présentera.

·        Privilégiez, durant les moments de repos, la solitude. C’est la solution la plus simple à ce qu’on appelle la « surcharge cognitive » : votre tête est trop pleine de choses diverses, vous n’arrivez plus à gérer… Ne pas se mettre en présence d’autres gens vous évitera tout simplement… d’avoir à parler, d’avoir à écouter, donc à vous rajouter encore des choses dans la tête…

·        Si tout à coup, au cœur de l’action, tout s’embrouille : vous courez en tout sens, sans savoir hiérarchiser ce que vous avez à faire, en changeant d’avis toutes les minutes : arrêtez-vous pour faire le point. Isolez vous, reprenez sur un papier, point par point, tout ce qui vous paraît important à faire. Organisez ces idées, mettez les dans l’ordre, faites-vous un petit planning pour l’heure à venir. Lorsque tout est bien clair, repartez.

·        Si vous êtes vraiment dépassé par la situation, il faut trouver quelqu’un pour vous aider à retrouver le recul qui vous manque. Pensez bien sûr à la relation avec le groupe garant. Vous pouvez aussi prendre le ressenti d’une ou plusieurs personnes en qui vous avez confiance.

 

Voir aussi :

- Fiche pratique B5 (Le déroulement d'une grosse réunion)

14/05/2012
D5 : Etre animateur d'une séquence
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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