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"Sacré mont Blanc"
Chez
Marc Lemonnier
Démocratie participative
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D5 : Etre animateur d'une séquence

Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.

 

LA PRÉPARATION DE LA SÉQUENCE

Bien qu’il soit toujours possible (surtout pour un animateur expérimenté) de s’y prendre au dernier moment lorsque l’on est sur place, le mieux est de se préparer bien à l’avance, au moins plusieurs jours avant la réunion :

·        Bien se mettre au clair sur l’objectif de la séquence à animer : s’agit-il d’un apport d’information, d’un débat avec échange d’idées, d’une prise de décision ? Y aura t’il un ou plusieurs sujets à traiter ?…. Cette mise au clair doit se faire en parlant avec la personne qui coordonne la préparation de la réunion.

·        En fonction des objectifs à atteindre sur chaque sujet, vérifier que le temps disponible semble suffisant, et imaginer le déroulement général de la séquence (ordre dans lequel seront traités les sujets, manière d’aborder chaque sujet…)

·        Si besoin sur certains sujets, choisir une ou plusieurs personnes-ressource pour apporter des éclairages diversifiés au débat. Travailler avec elles à l’organisation du débat (qui intervient à quel moment, sur quel point, sur quelle durée, des documents seront-ils projetés, etc…). Ce choix doit se faire en concertation avec l’organisateur de la réunion.

·        Se renseigner au maximum sur le sujet concerné (état du débat au sein du groupe, principales alternatives ou familles de pensée existantes, échéances, etc…). Il n’est pas nécessaire d’être expert mais une bonne connaissance des enjeux aide à faire une bonne animation.

·        S’il n’y a pas de personne-ressource pour le faire, préparer une introduction (qui apporte aux participants les éléments cités dans le point précédent).

·        Identifier les besoins en matériel (papeterie, projection…) et les signaler au coordinateur de la préparation, ou préparer soi-même le matériel

 

LA PRISE DE POSSESSION DU LIEU

Peu avant le démarrage de la séquence, il est conseillé de se rendre sur le lieu, et de vérifier que tout est prêt et en ordre :

·        Vérifier que tout le matériel nécessaire est en place

·        Tester le matériel de projection ou de sonorisation s’il y en a

·        Arranger le lieu selon ses souhaits (voir page ???)

·        Se mettre en place avec les personnes ressource, discuter une dernière fois avec elles du déroulement de la séquence, vérifier qu’elles ont bien compris leur rôle.

·        Parler une dernière fois avec le garant. S’arranger pour que celui-ci soit installé pas trop loin de l’animateur pour pouvoir lui parler si besoin durant les débats.

 

L’ANIMATION DE LA SÉQUENCE

·        Introduire la séquence. Cette introduction doit être courte (1 à 2 mn), et apporter impérativement un certain nombre d’éléments indispensables (voir encadré ci-dessous)

Contenu minimal de l’introduction par l’animateur

Faire les salutations d’usage.

Citer les sujets à traiter, et donner le temps respectif consacré à chaque sujet

Rappeler les objectifs de la séquence (information, débat d’idées, prise de décision, etc…)

Présenter les personnes ressources, préciser leur mode d’intervention

Expliquer les règles de distribution de la parole si elles n’ont pas été expliquées dans une séquence précédente et s’assurer qu’elles conviennent à l’ensemble du groupe, qui doit les accepter et s’engager à les respecter

Rappeler la durée de la séquence et de l’horaire de fin

Faire un tour des ressentis des participants si la séquence a un objectif important (par exemple prendre une décision) ou fait suite une séquence particulièrement éprouvante (par exemple, éclatement d’un conflit), afin d’éviter que l’enjeu émotionnel ne perturbe le groupe

·        Gérer les prises de parole (voir fiche pratique C1 : "Quelques démarches de gestion de la parole")

·        Surveiller et rappeler régulièrement le temps écoulé et le temps restant

·        Faire intervenir les personnes ressources aux moments prévus, ou leur donner la parole à des moments propices selon l’état du débat

·        Garder le débat dans le sujet, et le garder dans l’objectif de la séquence (exemple : si la séquence est une séquence d’information, elle ne doit en principe pas se transformer en prise de décision)

·        S’il n’y a personne d’autre pour le faire, reformuler de temps à autre les dernières idées apportées au débat

·        Prendre note des idées pouvant donner lieu à de nouveaux développements du débat, à des prises de décision ultérieures, etc…

·        Peu de temps avant la fin de la séquence (5 à 15 minutes selon la richesse et la complexité des débats), ménager un temps de synthèse et de bilan pour faire le point des idées émises ou des décisions prises.

·        En fin du temps imparti, annoncer la fin de la séance et libérer les participants. Cette démarche un peu formelle est plus importante que l’on ne le croit, souvent lorsque l’animateur ne le fait pas les gens restent en place, le débat s’étiole sans que personne ne sache exactement si le travail est terminé ou non (voir fiche pratique B3).

·        Après la fin de la séquence, faire le point avec le secrétaire de séance et les personnes ressource : prévoir comment le compte rendu va être terminé, comment les informations utiles lors de séquences ultérieures pourront être mises à disposition du groupe , etc…

·        Tout au long de la séquence, être attentif à la communication non verbale (non-dits, gestes, attitudes corporelles, apartés …) afin de déceler les éventuelles tensions, de repérer les personnes timides qui souhaiteraient prendre la parole …

·        Arrêter les appartés lorsqu’il y en a. Une méthode simple, efficace et non violente : faire le silence.

·        Proposer également un tour de table des émotions ressenties lorsqu’un enjeu émotionnel peut perturber le travail du groupe

 

S’il y a un garant ou un groupe garant de la réunion, l’animateur doit garder en tête qu’il constitue pour lui un allié : si a certains moments il ne sait plus très bien comment mener le débat, s’il y a de la tension qu’il n’arrive pas à gérer… il doit ne pas hésiter à lui demander de l’aide.

 

DE LA SOUPLESSE…

La meilleure préparation du monde ne peut pas prévoir… l’imprévu. Si, malgré le cadre prédéfini de la séquence (objectifs, sujets à traiter, etc…) les participants souhaitent aborder un nouveau sujet, si au fil des débats un nouvel élément important apparaît… il faut garder la souplesse de modifier le déroulement prédéfini pour qu’il réponde mieux aux attentes, besoins et propositions des participants. Un conseil pour cela : interrompez la séance quelques minutes, réunissez-vous avec le garant et le coordinateur s’il y en a, ou quelques dirigeants du groupe sinon, et refaites ensemble le programme de la fin de séquence.

14/05/2012
D4 : Etre secrétaire d'une réunion D6 : Etre coordinateur d'une réunion
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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