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"Sacré mont Blanc"
Chez
Marc Lemonnier
Démocratie participative
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D2 : Etre garant d'une réunion

Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.

Si un garant est toujours utile, sa nécessité devient flagrante pour des grosses réunions. En cas de réunions de très grande ampleur (plusieurs dizaines de personnes durant plus d’une journée), il est fortement conseillé de mettre en place un « groupe garant ».

 

LES MISSIONS DU GARANT OU DU GROUPE GARANT

·        Le garant vérifie que les principes de la démocratie participative sont respectés.

·        Il vérifie que l’ordre du jour correspond bien aux attentes et besoins des participants. Il peut par exemple décider d’ajouter « en direct » un sujet à l’ordre du jour s’il lui semble que ce sujet fait défaut au vu de l’état des débats en cours.

·        Il évalue si les démarches de travail sont efficaces et pertinentes pour les sujets qui sont traités, et qu’elles conviennent au groupe. Il décide des modifications à apporter à ces démarches si elles ne conviennent pas.

·        Il s’assure que les décisions en préparation sont bien de la légitimité du groupe qui travaille, dans le cas contraire, il les envoie vers d’autres lieux de décision. Ce point nécessite une bonne articulation avec les instances décisionnelles de l’organisation et suppose un temps de préparation en amont de la réunion.

·        Il évalue le niveau d’avancée d’un sujet, et son aptitude ou non à passer en validation. Il peut par exemple remettre un sujet à plus tard s’il n’est pas prêt

·        Il soutient l’animateur

 

LE « PROFIL » DU GARANT

Pour pouvoir bien jouer son rôle, le garant doit à la fois

·        Bien maîtriser les méthodes de travail et leurs mises en pratique

·        Etre bien au courant de l’ensemble des points à traiter durant la réunion, leurs importances respectives, leurs enjeux, etc… Cette connaissance lui permettra d’évaluer en direct quelles peuvent être les conséquences de l’interruption ou de la modification d’une séquence sur l’ensemble des séquences

·        Le groupe garant est obligatoirement composé de personnes ayant participé à la préparation de l’événement, et en particulier à la mise en place du planning et des méthodes de travail.

·        Etre personnellement plutôt conciliateur, accepter d’être au service des idées du groupe et pas de ses propres idées. Ca n’est pas si facile que ça.

·        Etre conscient avant de s’engager du rythme de travail intense de cette fonction et se sentir capable de l’assumer. Si le garant quitte sa fonction au cours de la réunion, le groupe entier est déstabilisé.

D’une réunion à l’autre, il peut être intéressant de changer le garant ou la composition du groupe garant, en incitant d’autres membres du groupe à prendre ce rôle passionnant qu’ils comprendront mieux ensuite. Chaque réunion peut permettre à des personnes de participer à ce travail en observation pour faciliter la transmission d’expériences.

 

LE COMPORTEMENT DU GARANT DURANT UN MOMENT DE DÉBAT

·        En principe, le garant n’intervient pas sur le fond durant la réunion. Il est silencieux, il écoute, il prend du recul, essaie de comprendre ce qui se passe.

·        Le garant peut interagir sur le déroulement de la réunion de deux manières :

-        En aparté avec l’animateur de séquence, avec lequel il est en communication fréquente. En particulier, il lui apporte son appui lorsque la situation n’est pas facile à gérer (nécessité d’interrompre la discussion, de recadrer, de faire respecter les horaires, etc…).

-        Il peut intervenir directement si le besoin d’un regard totalement extérieur se fait sentir : fortes tensions s’appliquant également à l’animateur, abandon total de la méthodologie, besoin de formalisation…

·        Le garant doit être présenté au groupe, et sa légitimité doit être acquise, sous peine de faire naître un sentiment de manipulation.

 

SI LE GARANT EST UN GROUPE

·        Il doit se donner les moyens de discuter en aparté régulièrement pour échanger les points de vue sur les débats en cours, les méthodes de travail, etc… (en se programmant par exemple de fréquentes réunions très courtes). Cette manière de « faire le débat » avant le grand groupe est particulièrement efficace pour identifier les sujets « chauds » : si une tension ou un désaccord apparaît au sein du groupe garant, c’est qu’elle existe de manière beaucoup plus affirmée encore au sein du grand groupe. Les membres du groupe garant doivent donc rester vigilant à ne pas essayer de faire « passer » leurs points de vue personnels mais à ensemble trouver les solutions techniques pour aider le grand groupe a avancer de la manière la plus sereine, efficace et transparente possible dans sa recherche de solutions.

·        Ses membres peuvent avec bénéfice rester proches les uns des autres durant les débats de grand groupe, pour pouvoir échanger (discrètement) en temps réel sur la manière dont se passent les choses et évaluer s’il y a lieu d’intervenir

·        Ses membres peuvent se répartir dans les différents petits groupes aux moments ou il y en aura, pour avoir une meilleure vision d’ensemble des débats et de l’ambiance générale. Ils doivent ensuite se retrouver, même fugitivement, pour échanger leurs impressions.

·        La cohésion de ce groupe est capitale pour le bon déroulement de la réunion. Des décalages dans le groupe garant placent l’animateur et l’ensemble du groupe dans une situation insécurisante, si ce dysfonctionnement devient visible. De manière générale, la communication entre les membres du groupe est permanente dans les pauses et les temps informels.

·        Le coordinateur de la réunion assiste aux réunions du groupe garant au moins en partie pour assurer une meilleure cohésion.

14/05/2012
D1 : Etre simple participant à une réunion D3 : Etre rapporteur d'une réunion
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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