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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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D1 : Etre simple participant à une réunion

Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.

 

CONNAISSEZ-VOUS VOUS-MÊME

Nous vous proposons pour commencer un petit jeu pour évaluer quelle est votre facilité à prendre la parole en groupe. Pour cela, notez de 5 à 0 votre positionnement concernant les 4 critères listés dans le tableau ci-dessous, 5 correspondant à la colonne de gauche, 0 à la colonne de droite (intermédiaires possibles). Faites la somme. Attention : test non agréé, et utile uniquement si vous êtes sincère avec vous-même !!!

Caractéristiques

Situez votre capacité vis-à-vis de chaque caractéristique ?

 

Maîtrise de la technique du discours

Bonne

Mauvaise

Respect de la parole d’autrui

Faible

Fort

Confiance en soi et en l’intérêt de ses idées

Forte

Faible

Capacité à comprendre de manière synthétique un sujet…

Forte

Faible

Notation

5

0

Résultat du concours :

·        De 0 à 5 : vous êtes probablement très silencieux dans les groupes

·        De 5 à 10 : il vous faut une bonne raison pour vous exprimer dans les groupes, ou alors une bonne confiance dans les gens présents

·        De 10 à 15 : vous parlez assez souvent, attention à bien tenir compte des autres aussi

·        De 15 à 20 : vous parlez probablement trop dans les groupes, en tout cas plus que ce que la démocratie participative requiert !

Note très basse ou très haute : il faut faire un effort, envers vous, envers autrui et envers le groupe, pour que la démocratie participative ait plus de chance de fonctionner correctement. Gardez votre note en tête pour la suite de la lecture.

 

LES COMPORTEMENTS À ADOPTER EN SITUATION NORMALE

Le mot-clé principal du comportement personnel en réunion est probablement celui de respect. Chaque participant doit en effet faire au minimum les efforts suivants :

Se respecter soi-même

Exprimer ses ressentis. Cela passe avant tout par le fait de ne pas se museler, d’exprimer ce que l’on souhaite dire, même si c’est en désaccord avec d’autres idées exprimées. Cela peut demander un effort important, mais c’est indispensable, sinon la démocratie participative n’existe plus, et il est possible que vous restiez en souffrance !

Accepter ses limites. Comme tout participant, il peut vous arriver, par épuisement, par accumulation de tension, par enjeu personnel fort… de devenir inefficace pour le travail de groupe. Vous n’êtes plus en mesure de réagir sereinement aux débats, vous n’arrivez plus à accepter les points de vue différents, vous haussez sans cesse le ton… Cette attitude tout à fait humaine ne fait de bien ni à vous-même, ni au groupe qu’elle n’aide pas à avancer.

La meilleure solution dans ce cas est tout simplement de se retirer du travail et du groupe. Ce peut être pour un court moment ou de manière durable, selon les cas. Cette attitude est souvent la meilleure manière de « laisser reposer », de prendre du recul, de relativiser. Lorsque l’on se sent à nouveau positif, on peut revenir sur le chantier et y reprendre une place constructive.

Il est également possible de demander une interruption de séance. Parfois notre ressenti individuel peut se trouver en phase avec celui d’une partie du groupe que personne n’ose exprimer. Notre responsabilité est de le dire. L’animateur a ensuite la possibilité de prendre ou non en compte cet avis et d’en recueillir d’autres.

Respecter les personnes.

Tout le monde peut éprouver des sentiments négatifs vis-à-vis d’autrui : méfiance, antipathie, désaccord sur les idées exprimées… Ces sentiments sont normaux, il faut les écouter mais pas les laisser prendre le dessus sur la relation à la personne elle-même, qui doit rester respectueuse. Ce respect implique évidemment celui durespect de la diversité des points de vue.

Cependant, une vigilance s’impose dans la forme d’expression de nos idées. Des arguments justes exprimés dans une forme inadaptée perdent de leur pertinence. Quelques conseils :

·        Aller à l’essentiel pour ne pas monopoliser la parole si possible préparer son intervention en notant les points-clefs.

·        Eviter les paroles englobantes transformant notre argument en une évidence. Ce type de discours peut devenir facilement culpabilisant En effet, les personnes qui ont des idées contraires à celles que vous exposez, peuvent avoir le sentiment que leurs opinions sont erronées ou dénuées de sens

·        Utiliser le « je » plutôt que le « on » . Dire « je ne suis pas d’accord pour travailller avec cette méthode » plutôt que « on ne doit pas travailler avec cette méthode ».

·        Etre attentif aux émotions transmises par la forme de notre expression : voix forte, débit rapide, gestes des mains.

·        Si votre émotion est trop forte, commencez par l’exprimer. :« Je suis en colère parce que, je me sens blessé parce que « 

Respecter le groupe

Respecter les règles (de prise de parole, de report des validations, etc…). Rien de pire pour le groupe que les personnes qui n’en font qu’à leur tête, par insouciance, maladresse, voire volonté de nuire.... Si vous estimez que ces règles sont inadaptées il faut (en dehors de la réunion si possible) proposer de les changer, de les faire évoluer, mais pas les transgresser d’emblée !

Privilégier le plus possible les objectifs et la dynamique de groupe. Tout groupe doit gérer l’antagonisme « individuel/collectif » En cas de débats au sein d’un groupe, notamment dans le cadre d’une prise de décision, exprimez vos opinions, défendez vos arguments mais gardez à l’esprit qu’il n’existe pas de solution idéale qui convienne parfaitement à tous les membres d’un groupe

 

LES COMPORTEMENTS À ADOPTER EN CAS DE SITUATION ANORMALE

Par « situation anormale », nous entendons ici les cas où les règles de la démocratie participative ne sont pas respectées : manque de transparence, prises de pouvoir abusives, violence, etc…

Ce genre de situation est délicat. Soit des personnes sont « aux commandes » de la réunion, et elles ne seront pas forcément prêtes à se laisser dicter leur conduite, soit il n’y a personne aux commandes et le chaos peut facilement s’installer si chacun y va de sa prise de pouvoir pour améliorer les choses ou profiter de la situation.

Voici quelques pistes de réactions possibles, elles sont sans prétention, certainement difficiles à mettre en application dans des ambiances parfois tendues.

D’une manière générale, vous pouvez :

·        Pointer les dysfonctionnements. C’est probablement la réaction la plus simple, la plus facile. Dire ce que l’on ressent, et demander aux organisateurs de remédier à cet état de fait. Evidemment, il faut y aller délicatement, respectueusement. Ce n’est pas parce que ça ne marche pas bien que les gens ont de mauvaises intentions !

·        Proposer vous-même d’autres règles de fonctionnement. Cette démarche est parfois difficile si on n’a aucune légitimité particulière dans le groupe. Mais elle peut être très bien accueillie si vos propositions répondent à un sentiment partagé par d’autres participants (ce qui est souvent le cas).

Voici deux cas de figure fréquents dans les réunions peu préparées :

Il n’y a pas d’animateur, le débat est monopolisé par quelques individus

Appliquez-vous à vous-même les règles habituelles :

·        Ne prenez pas la parole de force. Levez ostensiblement la main pour la demander. Ce comportement est souvent payant car généralement, au bout d’un certain temps, quelqu’un dit « untel demande à parler ». Le silence total se fait alors.

·        Profitez-en pour faire remarquer que ce sont toujours les mêmes qui s’expriment, et demandez que chacun demande la parole.

·        Réclamez un animateur. Soyez éventuellement prêt à vous proposer vous-même si vous vous en sentez capable et que cette fonction vous intéresse. Courage !

Les prise de décision se font de manière peu satisfaisantes

·        Demandez des « votes-photo » en mettant en évidence le nombre de personnes prêtes à s’abstenir, et mettez ainsi en évidence qu’il n’est pas forcément souhaitable de prendre trop vite une décision concernant le sujet en cours

·        Demandez que l’on travaille plus sur le sujet, ou qu’il soit reporté à plus tard et mieux préparé.

14/05/2012
C8 : Commencer avec un groupe débutant D2 : Etre garant d'une réunion
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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