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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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C7 : Les suites d'une réunion

Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes ! Voici quelques aspects à ne pas oublier !

 

LE COMPTE RENDU

Il doit venir le plus rapidement après la réunion : de quelques jours à quelques semaines selon la taille et le type de réunion, l’urgence des sujets traités. Dans un souci d’efficacité maximum, on peut choisir d’établir le compte rendu immédiatement après la réunion, ce qui permet de ne perdre aucun détail, et de valoriser la participation des membres. Cependant cette rapidité exécutive peut impliquer un manque de perspective sur le contenu de la réunion.

Le contenu du compte-rendu

Il est à réfléchir en fonction des objectifs de la réunion :

·        Une réunion de prise de décision doit donner lieu à un compte rendu relativement succinct, faisant apparaître un relevé de décision clair.

·        Une réunion de réflexion collective peut être plus complet. Il doit faire apparaître les différentes idées émises, les aspects consensuels et ceux qui font débat…

·        Pour une réunion d’information pure, la nécessité d’un compte rendu est moindre, l’idéal est de concevoir avant la réunion un document présentant les informations qui vont être apportées, et de le distribuer aux participants pour qu’ils repartent avec.

·        Si la réunion avait plusieurs de ces objectifs, il est utile de séparer nettement les divers aspects dans le compte rendu.

Le contenu du compte-rendu dépend également des destinataires :

·        Soit le compte rendu est destiné aux seuls participants de la réunion. Il peut alors prendre en compte toute la diversité et la complexité des thématiques débattues.

·        Soit il est destiné à informer un public plus large de ce qui s’est dit. Il devra alors forcément être retravaillé pour être plus concis, plus clair, compréhensible par quelqu’un qui n’a pas suivi les travaux, et qui n’aura pas les moyens de rechercher l’information utile au sein d’une masse d’infos délayées.

·        Soit enfin il est destiné à un public extérieur au groupe de participants (exemple : partenaires). Il sera généralement très épuré, centré sur ce qui intéresse en premier lieu ceux qui le recevront.

Il sera donc parfois nécessaire de rédiger plusieurs compte-rendus adaptés à différents types de destinataires.

Un bon compte rendu ne retranscrit pas forcément exactement ni totalement les travaux. Dans la plupart de cas, il est envisageable et productif de :

·        Ne pas suivre le déroulement chronologique de la réunion. Les idées ou décisions peuvent être regroupées par thèmes cohérents, ce qui apporte de la clarté au document si les débats n’ont pas toujours suivi une logique linéaire.

·        Ne garder que les grandes lignes directrices des débats sans retranscrire les interventions des personnes.

Enfin, il est classique d’observer que la récolte des informations pour établir un compte rendu demande beaucoup d’énergie. Il est donc conseillé :

·        De faire prendre le maximum de notes durant les travaux, par des personnes à l’esprit synthétique si possible

·        De faire prendre les notes directement sur ordinateur pour avoir seulement un travail de compilation et de synthèse finale à faire après. Cela demande équipement et savoir-faire !

·        Eventuellement, prévoir en fin de réunion un petit temps durant lequel le ou les secrétaires mettent leurs notes en forme « pendant que c’est chaud ».

Le format du compte-rendu

Dans des organisations à fonctionnement horizontal telles que les nôtres, il est utile d’établir un format standard pour les compte-rendus. Cela permet de cadrer la créativité et d’établir une continuité linéaire, même si les personnes changent. Ce cadre standard peut englober l’ordre de restitution (titre, lieu, participants, excusés, ordre du jour, restitution selon l’ordre du jour) et même la police. Si ce processus d’uniformisation rencontre souvent beaucoup de résistance, il permet également de contenir l’influence des individus au (trop) grand charisme.

La validation du compte-rendu

Selon les types de réunions, il se peut que le compte rendu nécessite une légitimité inattaquable ; c’est le cas, par exemple, des Conseils d'Administration. Un protocole de validation permet d’acquérir cette légitimité : le ou la secrétaire envoie le compte rendu prévisionnel aux membres, qui ont un temps préétabli pour émettre des commentaires et suggérer des modifications (l’idéal est d’utiliser les listes de diffusion internet). Au bout de ce laps de temps, le ou la secrétaire intègre les changements. Lors de la réunion suivante, le compte rendu modifié est signé par les membres et archivé.

 

LE SUIVI DES TRAVAUX

Souvent les réunions donnent lieu à de nouvelles idées, de nouveaux projets, de nouvelles pistes de réflexion, de nouvelles décisions. Il est crucial que tous ces points soient suivis après la réunion sous peine de ne jamais être valorisés :

·        Les décisions prises doivent être transmises aux personnes ou aux groupes qui auront à les appliquer ou les faire appliquer, et ce le plus rapidement possible après la réunion. La mise en application de ces décisions doit ensuite être suivie.

·        Les informations, nouvelles idées émises, etc… doivent être transmises à toutes les personnes qui pourraient en avoir l’utilité, ainsi qu’aux groupes de travail concernant des thématiques liées. Elles doivent également être conservées par le groupe en vue de continuer le travail lors de moments ultérieurs.

·        Il est important, en début de réunion suivante, de faire un compte rendu des suites qu’ont eu les différents travaux de la réunion précédente.

 

PRÉPARER L’APRÈS… AVANT !

Les grosses réunions génèrent des suites logistiques importantes, de différentes natures : il faut faire un gros ménage, rapporter du matériel emprunté ou de location, rédiger le compte rendu, terminer de clôturer les aspects budgétaires, etc…

L’expérience montre que la motivation est bien difficile à conserver lorsque la réunion est terminée. Dans les heures ou les jours qui suivent, les gens se dispersent, se reposent, retournent à leurs occupations quotidiennes.

Il est donc fortement conseillé d’anticiper ce problème en préparant l’après avant même la réunion :

·        Prévoir dans son planning du temps de travail pour gérer ces suites

·        S’arranger pour que le maximum de choses soient faites avant et pendant

·        Lors de la préparation de la réunion, distribuer les tâches à assurer après : en confier à d’autres membres du groupe (éventuellement même à des personnes qui n’ont pas participé)

·        Faire participer les gens au rangement, à l’accompagnement des participants vers les transports en commun, etc…

·        En cas de grosse réunion, prévoir peu de temps après une… réunion rassemblant tous les acteurs de l’organisation, pour faire le bilan et mobiliser les énergies pour finir ensemble le travail.

Grille d’évaluation de la réunion

L’évaluation permet de progresser, ce n’est pas nouveau et cela s’applique aussi aux réunions. Voici quelques critères permettant d’évaluer l’intérêt et l’efficacité d’une réunion. Conseil : désigner une personne extérieure pour observer la réunion et répondre à ces questions.

·        L’objectif de la réunion était-il clair au départ ?

·        L’objectif de la réunion est-il atteint ?

·        Le groupe a-t-il produit de façon satisfaisante ?

·        L’animateur a-t-il remplit son rôle ? Notamment a-t-il pratiqué l’écoute active avec tous les participants ? Sa méthode d’animation était-elle adaptée à l’objectif, aux participants, aux contraintes d’organisation ?

·        Le rapporteur a-t-il pu aisément reformuler et synthétiser les apports des participants ?

·        Le climat de travail était-il satisfaisant ? Oui, non, pourquoi ?

·        Les participants se sont-ils impliqués ? Y-a-t-il eu des apartés ?

14/05/2012
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique C8 : Commencer avec un groupe débutant
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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