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"Sacré mont Blanc"
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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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C2 : Mener un bilan de réunion

Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion physique. Elle est facilement applicable à des groupes allant de 10 à 100 personnes. Au-delà se pose le problème du temps disponible pour que tous ceux qui souhaitent s’exprimer le fassent, et il faut envisager un bilan écrit avec quelques expressions orales seulement.

 

La préparation du bilan

·        Dans la mesure du possible, procéder au bilan dans un autre lieu que celui qui a  accueilli le reste du processus décisionnel. Le fait de choisir un lieu moins formel, moins officiel, peut mettre les personnes en confiance. Il faut cependant un lieu tout à fait calme. Procéder en extérieur peut être intéressant s’il fait beau et si les participants ont suffisamment de « liberté culturelle » pour cela.

·        Organiser si possible la salle ou le lieu en rond, de manière à casser d’éventuelles hiérarchies. Tout le monde doit pouvoir se ressentir au même « niveau » que les autres.

 

L’introduction du bilan (5 à 10’)

En début de bilan :

·        L’animateur précise les règles (voir ci-dessous) en essayant de faire passer une ambiance de calme et d’écoute. Si c’est possible (petite salle), se passer d’utiliser un micro, qui a tendance à conserve une ambiance trop formelle.

·        On commence le bilan par un court moment (5 mn) d’écriture individuelle. Il s’agit d’un temps silencieux de quelques minutes durant lequel chacun rassemble ses idées sur un papier. Ce papier pourra être nominatif ou non, pourra être remis à l’animateur en fin de séance ou non, selon le choix de chacun. (Bien expliquer cette règle pour que les personnes écrivent librement)

 

Les prises de parole (10’ à ½ h)

·        Les participants peuvent ensuite s’exprimer s’ls le souhaitent, sans ordre préétabli, avec la consigne d’être courts et de ne pas relancer de débat.

·        On ne s’exprime qu’une seule fois : pas de retour à la parole, même si l’individu a l’impression « d’avoir oublié » un élément.

·        Impossible de presser le mouvement d’un bilan, sinon il ne fonctionne pas. Respecter les temps de silence, qui sont souvent nécessaires pour que les personnes se jettent à l’eau.

·        Pas de débat durant un bilan, ce n’est plus l’objet. Si une personne cherche à « répondre » à une autre, il faut (gentiment) lui rappeler la règle

·        Laisser les choses se faire librement : pas d’animation à priori, l’animateur intervient seulement si les règles du jeu sont outrepassées.

 

D’expérience, on constate qu’un pourcentage important de personnes ne souhaite pas s’exprimer (40 à 80% selon les groupes, l’ambiance, etc…). Il ne faut généralement pas y voir de signification particulière, ceux qui ne s’expriment pas apprécient généralement autant que les autres le moment de bilan, le fait d’écouter les points de vue des autres leur convient.

 

La fin du bilan

·        Quelques minutes avant le temps imparti, l’animateur annonce clairement le temps restant, pour que les indécis aient une dernière chance de prendre la parole.

·        En fin du temps imparti, l’animateur attend la fin de la dernière expression et annonce clairement et officiellement la fin du bilan

·        L’animateur récupère les papiers de ceux qui veulent bien les laisser. Ces papiers pourront servir à l’établissement d’un bilan écrit plus précis.

 

Aménagements possibles de la démarche

·        Citer quelques questions précises pour aider ceux qui ne savent pas comment commencer (de l’ordre du jour, du planning, de la méthode de travail, des décisions prises, de l’ambiance de travail, etc…)

·        Distribuer un questionnaire écrit, et laisser les personnes le remplir en début de séquence. Cela ne doit pas remplacer l’étape orale mais cela permet de garer une trace écrite assez précise.

14/05/2012
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants"
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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