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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole

Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence. Elles sont valables pour une discussion « physique temps réel » (les participants sont tous dans la même pièce durant un temps donné) mais la plupart peuvent être utilisées lors de discussions par messagerie internet ou de réunions téléphoniques.

 

Poser les règles de prise de parole

Les prises de parole dans le groupe doivent être régies par des règles claires. Ces règles doivent être expliquées en début de séance par l’animateur si le groupe n’en a pas l’habitude.

Les règles de la prise de parole

·        Il est nécessaire de demander la parole à l’animateur pour l’avoir (par exemple en levant la main).

·        Si plusieurs personnes demandent la parole en même temps, c’est celle qui s’est le moins exprimée depuis le début de la séquence qui est prioritaire

·        La durée de chaque prise de parole doit être « raisonnable » (ce terme flou est à adapter sur le vif en fonction de l’effectif du groupe, de l’importance de ce qui est dit, etc…). L’animateur a le droit d’écourter une prise de parole trop longue.

·        Il est interdit de couper la parole à la personne qui est en train de s’exprimer, seul l’animateur a ce droit.

Attention à ne pas tomber dans un formalisme excessif. Plus le groupe est petit et habitué à fonctionner en démocratie participative, moins l’application stricte de ces règles est importante. Un groupe de 3 ou 4 personnes très habituées à l’écoute se comportera spontanément d’une manière qui les respecte, sans pour autant avoir besoin de lever la main, ce qui ne serait pas exempt d’un petit côté ridicule… L’animateur doit donc évaluer ce qu’il doit mettre en œuvre et ce qu’il peut laisser de côté.

 

Conseils pour faire appliquer ces règles

·        Si vous ne connaissez pas tous les participants ou si les participants ne se connaissent pas tous entre eux, demandez leur à chacun d’inscrire son nom sur une feuille de papier pliée en trois.

·        Constituez-vous une liste sur laquelle vous notez les demandes de parole dans l’ordre ou elles arrivent. Donnez la parole au premier de la liste et barrez-le immédiatement pour éviter toute confusion (dans un débat soutenu on fait vite des erreurs !).

·        Les prises de parole intempestives et non demandées doivent être (gentiment) mises à la suite de la liste des demandes de parole. Il est stupéfiant de constater que si cette règle est enfreinte une première fois, elle le sera sans cesse ensuite. L’animateur doit donc être très vigilant dans les premières minutes, le temps que ce fonctionnement apparaisse très concrètement aux participants.

·        Si le débat est morcelé en plusieurs sujets, et que la règle de prise de parole conduit à des changements de sujets permanents, il peut être souhaitable de rassembler dans le temps les interventions sur un même sujet. L’animateur peut alors demander si d’autres participants ont des apports à faire sur le sujet en cours avant de reprendre l’ordre de la liste d’interventions.

 

Quelques « trucs » pour améliorer la qualité des débats

·        Introduire la séance par un court moment d’écriture individuelle silencieuse permettra à chacun de clarifier ses idées avant d’entendre celles des autres, cela facilitera la prise de parole ultérieure. Il pourra être utile de donner une consigne d’écriture, précisant le thème général de la discussion qui doit démarrer. Exemple : « Identifier 3 avantages et 3 inconvénients du projet que nous proposons de mener », ou « Quelles nouvelles orientations voyez-vous à notre groupe de travail pour la prochaine année ? ». Dans le cas d’une réunion téléphonique ou internet cette consigne peut être donnée avant.

·        Un tel moment d’écriture peut également venir avantageusement s’intercaler au milieu d’une discussion, par exemple si le ton monte un peu, ou si la discussion tourne en rond. Cela permet de recentrer les énergies et de calmer le jeu.

·        Lorsque l’animateur sent que la discussion est sur un sujet important, intéressant, constructif, il peut demander si, parmi les personnes déjà inscrites dans la liste, certaines ont à s’exprimer sur le sujet en cours. Le fait de leur donner la parole avant leur tour permettra d’apporter une meilleure cohésion au débat. Attention, ne pas oublier d’expliquer que l’ordre de parole sera repris ensuite.

·        Procéder à un tour de table est une méthode pratique pour donner « de force » la parole à chaque membre d’un groupe. Mais elle ne doit pas être utilisée systématiquement car elle a ses revers : le débat devient plus formel, plus paresseux. Beaucoup seront plus préoccupés à préparer leur propre intervention qu’à écouter celle des autres. D’autres n’auront réellement rien d’intéressant à dire à ce moment précis et seront dans l’embarras. Il s’agit donc d’une méthode à dégainer de temps à autres, par exemple lorsqu’une photographie des opinions du groupe semble nécessaire, ou en début de séance pour que chacun ait au moins une occasion de s’exprimer.

·        Si de la fatigue se fait sentir chez les participants, ne pas hésiter à interrompre momentanément le débat, au moins momentanément, pour laisser un peu de repos aux participants. Profiter de ce moment de répit pour évaluer si le groupe est en capacité de reprendre, ou si le travail doit être continué à un autre moment.

·        Ne pas chercher à relancer instantanément le débat en cas de silence. Si la liste des personnes ayant demandé à parler est épuisée, le fait de laisser le silence s’installer un moment peut pousser les plus timides à s’exprimer.

·        Encourager la prise de parole de tous, en portant une attention particulière à ceux qui n’ont pas la parole facile. Il faut savoir que certaines personnes ne prendront, ni même ne demanderont jamais la parole si elles n’y sont pas explicitement invitées. Un simple regard interrogatif de l’animateur peut suffire à décider un hésitant.

·       

Faites l’expérience de temps à autre : mesurez les temps de parole respectifs des participants, leur nombre d’interventions, le sex-ratio… et tirez-en les conclusions que vous pourrez, c’est toujours très instructif sur la maturité du groupe.

14/05/2012
B7 : Préparer les salles de travail C2 : Mener un bilan de réunion
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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