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"Sacré mont Blanc"
Chez
Marc Lemonnier
Démocratie participative
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B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion

Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.

Cela n’est pas toujours simple car le coordinateur est généralement soumis à un stress assez important : tout le monde s’adresse à lui à tous propos, il doit veiller à tout à la fois…

Voici quelques conseils de « comportements » à adopter pour travailler dans les meilleures conditions possibles. Il est important d’éviter de s’identifier à sa fonction et de se sentir responsable de tout car ce type d’événement dépasse de toute façon vos capacités.

Voir aussi :

- Fiche pratique D6 (Etre coordinateur)

- Fiche pratique A8 (Préparer une grosse réunion)

Organiser un lieu de coordination

Aménager un lieu réservé, qui est à la fois le secrétariat de l’événement, le PC organisationnel, le lieu de réunion de l’équipe d’organisation, etc… Quelques pistes en vrac :

·        On y trouve le téléphone (un numéro connu à l’avance auquel appellent les partenaires, intervenants, etc… mais pas les participants égarés !), un ou plusieurs ordinateurs avec imprimantes, une photocopieuse pour les besoins internes…

·        C’est là qu’on affiche tous les documents de coordination mis en place avant la réunion (plannings, plans des salles, etc…)

·        Les messages pour chacun quand on ne sait pas forcément où se trouver dans la fourmilière

·        Y passer régulièrement (relever ses messages, discuter avec d’autres organisateurs pour prendre des avis…)

·        C’est l’endroit où tout le monde peut, en fonction de ce qu’il sait, remettre à jour en temps réel tous les documents organisationnels, suite à des modifications de programme, des imprévus, des impératifs nouveaux, une réorganisation de la répartition des tâches, etc…

·        Idéal : avoir un lieu annexe au lieu de coordination, par exemple une petite pièce à part dans laquelle on peut se reposer, se mettre à l’écart de l’agitation, voire même s’allonger, prendre un café tranquillement, etc…

 

Préparer et animer les réunions de coordination

Elles sont très importantes pour une réunion de grande durée (plusieurs jours).

Une fois par jour au minimum, plusieurs fois par jour très courtes est encore mieux. Tôt le matin avant le démarrage de la journée, durant un repas, en fin de journée…

Selon l’importance de l’événement il peut y avoir des réunions de coordination générale, et des réunions de coordination par types de tâches.

Ces réunions doivent se dérouler à l’écart de l’agitation de l’événement, la concentration doit y être bonne sans que le stress y ait trop de place. C’est un moment qui peut être ressourçant, durant lequel on est bien dans le projet, et durant lequel on « sent » l’équipe au travail.

 

C’est le coordinateur qui prépare (généralement sommairement car le temps est compté !) et anime ces réunions. Voici une démarche toute simple :

·        Décrire le déroulement des prochaines séquences

·        Chacun essaie de bien repérer les tâches qu’il aura à réaliser

·        Si des problèmes sont identifiés, ils sont immédiatement exprimés et les solutions sont recherchées

En prévision de ces réunions, chacun doit en permanence lister les questions et problèmes qu’il se pose.

 

Un gage de bon déroulement : veiller au bon état de l’équipe

La prévention de la fatigue

Le planning peut intégrer des plages de repos pour chaque organisateur. Un lieu adapté est prévu et est fourni en boissons et nourriture.

La reconnaissance

Dans ce type de réunion, les organisateurs sont très sollicités. Souvent ils ne profitent pas du tout des contenus, des contacts avec les participants. Une frustration peut apparaître chez certains. Le coordinateur peut prévoir des moments permettant la reconnaissance de l’ensemble du groupe pour ce travail. Le plus simple est de présenter l’ensemble de l’équipe à tout le groupe en exprimant des remerciements.

La veille relationnelle

Le coordinateur est attentif à l’ambiance relationnelle du groupe. Il s’agit de pointer les embryons de conflit dès qu’ils apparaissent pour les désamorcer. C’est également important d’être attentif aux antagonismes existants entre les personnes du groupe en évitant, par exemple, de leur imposer un travail commun.

13/05/2012
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion B6 : Prendre une décision collective
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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