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"Sacré mont Blanc"
Chez
Marc Lemonnier
Démocratie participative
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B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion

La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux. Quelques réflexes simples peuvent beaucoup apporter à ce niveau… à peu de frais ! En voici quelques-uns.

 

Préparer un lieu convivial

·        Choisir pour la réunion un lieu chaleureux. Privilégier un lieu connu et apprécié des personnes. Les lieux « signifiants » (qui ont un rapport avec le groupe rassemblé ou le sujet à traiter) aideront souvent à se sentir à l’aise.

·        Penser la disposition des salles de travail de telle sorte que les rencontres soient faciles (exemple de salles regroupées autour d’un lieu central convivial)

·        Préparer un lieu convivial (espace de détente, bar ouvert durant les pauses, etc…).

·        Installer des « médias » qui facilitent l’échange entre les participants. A choisir par exemple selon l’échelle de la réunion : photos des participants (faites sur place à l’appareil photo numérique, ou envoyées à l’avance) annotées par leurs soins, espaces d’expression écrite libre, etc…

·        Penser à décorer l’espace en fonction du thème ou du public ciblé. Cela peut faire référence à des sujets ou à des moments positifs ( ex : photos d’une précédente réunion,….)

·        Exploiter les espaces extérieurs qui permettent l’alternance et surtout l’aération.

 

Accueillir les participants

L’accueil est très important. Rien de plus désagréable, lorsque l’on arrive pour participer à une réunion, que de sentir que l’on n’intéresse personne.

·        Prévoir du monde pour accueillir individuellement les arrivants

·        Leur offrir un café pour patienter

·        Si par hasard il reste des tâches organisationnelles de dernière minute (arranger des tables, brancher un vidéoprojecteur, aller chercher du matériel), ne pas hésiter à demander de l’aide aux premiers arrivés, c’est une manière comme une autre de les impliquer.

·        Préparer un « coin doc » dans lequel les premiers arrivants pourront aller farfouiller avant le début, tout en s’informant sur des sujets en lien avec l’objet de la réunion. Penser à le faire surveiller, car même avec toute la bonne volonté du monde il est difficile de ne pas disperser les ouvrages qui le composent.

 

Planifier des moments conviviaux

·        En cas de réunion de plus d’une journée, prévoir une soirée festive. Un repas sous une forme conviviale (grillades sur l’herbe…) sera bienvenu.

·        Pour les repas ou les pauses-café, proposer aux participants d’amener des plats, des spécialités, des bons crus locaux… Dans le cadre d’une réunion de plusieurs jours, l’un des repas peut être construit de cette manière (auberge espagnole). Il est étonnant de constater à quel point ce qui touche à l’alimentation facilite le contact.

·        Planifier dans les moments de pause, ou après les repas, des activités conviviales : partie de volley sur l’herbe… ou tout simplement balade).

·        Visite des lieux, visites de sites en rapport avec le sujet de la réunion.

·        Pour tous ces moments, laisser une grande ouverture aux participants pour proposer eux-mêmes des activités.

13/05/2012
B3 : Conclure une réunion B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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