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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative

Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ? Il est utile de distinguer deux cas : soit le groupe est demandeur, il souhaite tester de telles démarches, soit il n’est pas demandeur. Voici quelques conseils pour les deux situations.

 

Cas d’un groupe non demandeur

Nous sommes donc dans le cas d’un groupe qui n’est pas demandeur de changement, soit pour des raisons de pouvoirs en place, soit par « manque de culture », soit parce qu’il s’agit d’une réunion unique et qu’on ne peut pas prévoir à l’avance les comportements des participants.

Dans ce cas de figure, il est déconseillé d’y aller trop franchement et trop ouvertement : parler de démocratie participative va au mieux ne pas intéresser les gens, au pire les braquer.

·        Mettez progressivement et tranquillement en place les premières « mesures d’urgence » décrites ci-dessous.

Les premières mesures d’urgence

Même si une personne dit toujours beaucoup de choses pertinentes et intéressantes, le fait Que vous expliquiez ou non votre démarche, voici les toutes premières choses à mettre en œuvre pour introduire la démocratie participative dans un groupe.

·        Introduire un animateur dans le groupe. Veiller à ce qu’il soit bien légitimé par le groupe. Bien expliquer son rôle. (Voir fiche D5)

·        Si le groupe dépasse 10 personnes, introduire des temps de travail en petits groupes

·        Bien formaliser le processus décisionnel : préciser l’ordre du jour, les objectifs à atteindre, rappeler les décisions prises

·        Gérer la parole individuelle et collective (Voir fiche C1)

·        Mettre en œuvre la transparence : s’assurer que les personnes ont accès en temps utiles aux informations de base pour pouvoir participer

·        Lorsque l’intérêt des premières démarches mises en place sera devenu évident pour tous, vous pourrez apporter des éléments d’explication au groupe, des principes généraux, et envisager éventuellement d’aller plus loin. Mais il sera peut-être nécessaire d’attendre quelques semaines ou quelques mois.

 

Cas d’un groupe demandeur : la méthode explicite

Cette démarche n’est à utiliser que si le groupe concerné est en demande d’un fonctionnement en démocratie participative (même s’il n’emploie pas ce terme), ou si vous sentez que le besoin est ressenti même si cela n’est pas exprimé. Vous pouvez alors jouer franc jeu. Voici une trame efficace :

·        Ajoutez en début de planning de votre réunion une plage de temps intitulée « Démarches de travail en démocratie participative »

·        Lors de cette plage, présentez les principes et démarches de la démocratie participative

·        Proposez quelques règles de base à mettre en application lors des réunions pour commencer (par exemple les « mesures d’urgence » ci-dessus)

·        Demandez aux personnes de se positionner par rapport à ces propositions.

·        Menez votre réunion selon les règles posées

·        Terminez la réunion par un court bilan et faites s’exprimer les personnes sur les méthodes de travail. Tenez bien compte de leurs remarques pour les réunions suivantes.

·        Très rapidement (dès la 2ème ou 3ème séances) demandez à des personnes qui vous paraissent particulièrement intéressées de prendre en charge certains rôles (garant, animateur, secrétaire, etc…). Essayez ensuite d’impliquer rapidement de plus en plus de monde dans ces rôles.

Quelques conseils :

·        arrangez vous pour que cette première réunion soit… un modèle de fonctionnement en démocratie participative : animation efficace et respectueuse, travail en petits groupes, retransmissions, débats, utilisation du vote démocratique, etc…

·        Prévoyez d’avoir à maintenir une vigilance importante pendant quelques temps (plusieurs réunions), sinon les premières mesures mises en place vont peu à peu se diluer. Il faut au moins une année de réunions pour que les habitudes se prennent, mais facilement 2 à 3 années pour que la relève se fasse et que le système continue à fonctionner sans la personne qui a impulsé les nouvelles pratiques.

Si le groupe n’est pas en demande, ou s’il est à un faible niveau de maturité, il est probable que vous ne pourrez pas aller au delà de ce stade, et ce sera déjà beaucoup !

Les premiers outils complexes

Dès que les premières démarches et méthodes seront appropriées (cela pourra tout de même prendre quelques réunions), vous pourrez en introduire de plus performantes (mais plus contraignantes) :

·        Différenciation des temps d’information, de réflexion, et de validation

·        Mise en place des temps de report

·        Mise en place de bilans

·        … et toutes les autres démarches présentées dans cet ouvrage

13/05/2012
A8 : Préparation d'une grosse réunion B1 : Animer sa première réunion
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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