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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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A8 : Préparation d'une grosse réunion

La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation. Cette équipe a elle-même besoin de s’organiser, d’avoir des outils de travail que le coordinateur devra mettre en place.

 

L’équipe d’organisation

Elle sera composée de personnes prenant en charge différents aspects de la préparation. Chaque projet de réunion implique ses propres aspects, à définir ensemble. Ce peuvent être par exemple:

·        Communication

·        Contenus (Animation des ateliers, secrétariat, gestion des intervenants, etc…) et méthodes de travail

·        Logistique, matériel

·        Intendance, transports

·        Etc…

En cas de très grosse réunion, l’équipe d’organisation sera elle-même trop grosse pour fonctionner d’un seul bloc, il faudra donc l’organiser de manière un minimum hiérarchique, chaque tâche décrite ci-dessus étant elle-même prise en charge par un petit groupe. Chaque groupe devra alors avoir son propre coordinateur, avec apparition d’un coordinateur général, dont le rôle sera alors d’organiser et de suivre le travail des coordinateurs par secteur.

 

Les réunions de préparation

La préparation d’une grosse réunion devra elle-même s’appuyer sur… un certain nombre de réunions de préparation !

·        Des réunions regroupant chaque type d’acteurs (les animateurs, le groupe garant, etc…) pour bien leur expliquer leur rôle, et leur faire préparer leurs démarches de travail avant et pendant la réunion

·        Des réunions de coordination générale, regroupant des représentants des différentes catégories d’acteurs, durant lesquelles on règlera les questions de déroulement général, d’enchaînement de séquences, de besoins logistiques, etc…

Ces réunions devront elles-mêmes être préparées par le coordinateur. Quelques conseils :

·        Elles devront être conviviales et donner « la pêche », vous en récupèrerez largement les bénéfices lors de la réunion finale ! Une bouffe le midi, la fête ensemble le soir… tout est bon.

·        Elles devront combiner des temps de réflexion collective, et des temps de travail en petits groupes pendant lesquels on fait avancer concrètement les différents aspects de la préparation

 

La circulation de l’information

Comme dans tout projet collectif, lorsqu’un grand nombre de personnes travaillent au même objectif avec une certaine liberté d’initiative (ce qui est souhaitable en démocratie participative) il est important que l’information circule très bien, pur que tous les liens utiles soient faits, que les impossibilités techniques et humaines soient décelées et solutionnées bien en amont de la date fatidique… Deux conseils pour cela :

·        Mettre en place des médias (liste de diffusion internet, petite feuille d’information sur papier) qui seront destinés à tous les membres de l’équipe de préparation, et donneront les dernières avancées de la préparation sur tous les aspects. Si possible, les informations délivrées dans ces médias doivent être écrites par les membres de l’équipe de préparation (au coordinateur de battre le rappel pour rassembler l’information en temps utiles).

·        Durant les réunions de préparation, prévoir des temps durant lesquels chacun donne les dernières informations concernant le travail qu’il mène. Les autres écoutent et complètent ou attirent l’attention sur les éventuels problèmes ou liens possibles qu’ils décèlent avec leur propre travail.

Voir aussi :

- Fiche pratique D6 (Etre coordinateur)

- Fiche pratique B5 (Le déroulement d'une grosse réunion)

13/05/2012
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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