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"Sacré mont Blanc"
Chez
Marc Lemonnier
Démocratie participative
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A7 : Préparer une réunion de taille moyenne

La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants). Au coordinateur d’en adapter les conseils à l’échelle de la réunion.

 

Planning des travaux

J-40. Constituer le groupe garant

·        Faire nommer le groupe garant par le commanditaire de la réunion. Veiller à ce que les membres du groupe aient une bonne connaissance des enjeux concernant les sujets à traiter.

·        Pour la dynamique du groupe, il peut être intéressant que les membres de ce groupe ne soient pas toujours les mêmes à chaque réunion.

·        Bien expliquer leur mission aux membres du groupe garant

·        A partir de ce moment, rendre régulièrement compte au groupe garant de l’avancée des travaux, le solliciter pour des conseils, des directives, etc…

J-30. Définir les contenus et le déroulement général de la réunion

A ce stade, il est conseillé d’organiser une petite réunion (physique ou téléphonique) rassemblant le groupe garant et les commanditaires, pour définir les principales caractéristiques de la réunion à préparer. Les aspects suivants seront précisés :

·        Objectif général de la réunion

·        Date et lieu

·        Participants à la réunion (s’agit-il d’une réunion ouverte, fermée, ou de groupe constitué ?)

·        Premier jet d’ordre du jour de la réunion (voir fiche A2)

Dès que ces éléments sont définis, envoyer une première invitation aux participants précisant ces renseignements et leur demandant leurs avis sur l’ordre du jour.

J-30 à J-10. Constituer une équipe

Faire désigner par le groupe garant les différents acteurs qui interviendront pendant la réunion :

·        le ou les animateurs de séquence. En principe il est intéressant de désigner un animateur différent pour chaque séquence de 1h30. Mais si un même sujet nécessite plusieurs séquences, il est possible voire souhaitable de garder le même animateur

·        L’animateur général (facultatif). Si la réunion est composée de plusieurs séquences, il peut être utile qu’une ou plusieurs personnes animent l’ensemble du déroulement, en faisant les liens entre les différentes séquences.

·        le ou les secrétaires : un par groupe et par séquence de 1h30.

·        les personnes-ressource ou intervenants pour chaque sujet.

S’assurer que toutes ces personnes comprennent bien le rôle qui est le leur.

J-30 à J-10. Préparer le déroulement des travaux

·        Finaliser l’ordre du jour en prenant en compte les commentaires et ajouts des participants.

·        A partir de l’ordre du jour, préparer le planning de la réunion (voir fiches A2, A3).

Préparer les différents acteurs de la réunion au rôle qu’ils auront à jouer durant celle-ci :

·        Les intervenants doivent préparer leur intervention orale, un écrit court et synthétique à envoyer avant, et si possible des visuels à projeter ou afficher. S’il y en a plusieurs ils doivent se coordonner entre eux pour se compléter.

·        Les animateurs et secrétaires doivent se mettre en contact avec les intervenants pour mieux cerner les objectifs et la manière dont vont se dérouler les débats. Ils devront ensuite préparer leurs introductions, et si possible potasser un peu leur sujet pour en saisir les enjeux…

Si certains débats doivent donner lieu à des prises de décision, et s’il existe déjà des propositions votables, elles doivent être remises à l’animateur de la séquence concernée.

J-10. Informer les participants

·        Envoyer le planning définitif, les détails techniques, les document préparatoires… aux participants

J-10 à J-1. Préparer les aspects logistiques

Hébergement, matériel, couvert, etc… (Voir fiche A4 : "Préparer la logistique d'une réunion").

13/05/2012
A6 : Préparer et mener une séquence d'information A8 : Préparation d'une grosse réunion
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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