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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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A6 : Préparer et mener une séquence d'information

L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.

 

Quelle information donner ?

D’une manière générale, il s’agit d’apporter une information objective, globale et synthétique de manière à mettre les membres du groupe au même niveau d’information.

Il faut commencer par apporter des éléments d’information les plus bruts possibles, les plus descriptifs de la réalité. Les jugements de valeur, opinions, etc… auront un rôle à jouer, mais plus tard, lors des phases de réflexion collective.

Les personnes qui apporteront l’information devront donc être aussi objectives que possible. Si cette objectivité semble trop difficile à obtenir, il faut confier l’apport d’information à des personnes multiples, aux visions complémentaires.

Les éléments à apporter au groupe sont de plusieurs types :

·        Description de l’état de situation du sujet. Qu’est-ce qui a déjà été fait ? Qu’est-ce qui est en cours ? Qu’est-ce qui est déjà prévu ?. Quelle est l’ambiance générale autour de ce sujet ? Quelles sont les personnes ou les groupes impliqués ? Quels sont les partenaires ? Leurs attentes ? Leurs besoins ? Quel est le planning prévu ? Etc…

·        Description des enjeux du sujet : pourquoi y a-t-il une question, une demande, un besoin ? Eventuellement, pourquoi est-ce important de prendre une décision ? Quelles seront les répercussions déjà identifiées de cette prise de décision, en interne, en externe ?

·        Description des éventuelles familles de possibilités déjà identifiées pour avancer. Si des pistes de solutions ont été préparées à l’avance, les présenter, en explicitant bien leurs avantages et inconvénients respectifs. Attention toutefois à ne pas dessaisir le groupe de son rôle de réflexion collective (voir paragraphe suivant) en lui proposant des choses trop abouties qui donneront l’impression que tout est joué et décidé à l’avance. Il est indispensable de bien faire comprendre que ce ne sont que quelques éléments, que d’autres propositions pourront (devront ?) venir du groupe…

 

Comment donner l’information ?

Pour donner un maximum de pertinence à cette phase, la règle du PEPQRA (Personne, Ecrit, Présentation, Questions-Réponses, Apports de la part du groupe), fonctionne très bien :

·        Identifier une (ou plusieurs) Personne(s) bien au courant du sujet dans sa globalité, capable d’être synthétique et précise à la fois. Elle sera personne-ressource de cette étape d’information, lui demander de préparer un court exposé et un visuel. Dans un souci d’objectivité, choisir si possible une personne qui n’a pas d’avis tranché sur ce sujet. Au sein du groupe, ce rôle doit être tournant : il doit être assuré par une personne différente selon les sujets.

·        Si possible, préparer et faire parvenir à chacun avant la réunion un ou des Ecrits posant les bases de l’information à connaître. Il peut s’agir d’écrit de synthèse (quelques lignes, une demi-page… (rapides à lire mais avec le risque d’être subjectifs) ou d’écrits plus objectifs (témoignages, articles, avis…) mais longs à traiter. S’ils n’existent pas, ces écrits peuvent par exemple être élaborés par la personne susnommée. Des écrits très détaillés (livres, rapports, etc…) peuvent être apportés sur place et laissés en libre consultation.

·        Démarrer la séquence d’information par une Présentation courte (quelques minutes, voire quelques secondes) et claire, en principe faite par la personne-ressource. Un support visuel collectif sera un plus important (paperboard, vidéoprojecteur…)

·        Prolonger la phase d’information par un temps de Questions – Réponses, pour préciser des aspects sur lesquels les participants souhaitent approfondir. L’animateur prend les questions, et donne la parole à la personne-ressource, ou éventuellement à d’autres personnes de l’assemblée qu’il estime les plus à même de répondre.

·        Terminer en demander aux participants s’ils ont des Apports complémentaires à faire, s’ils ont en leur possession des éléments d’information qui n’ont pas été donnés. Attention, ce n’est pas encore un débat, on ne demande pas aux participants de donner leur avis !

La séquence d’information peut être relativement courte : quelques minutes pour un sujet simple, quelques dizaines de minutes pour un sujet complexe ou très riche (exemple de la présentation d’un bilan financier annuel, avec beaucoup de rubriques).

·        Chaque fois qu’un participant évoque une piste de réflexion, une opinion, en prendre note pour la suite mais bien signaler que l’objectif de la séquence est l’information. En fin de séquence, récapituler les pistes émises et expliquer au groupe à quel moment il sera possible de travailler dessus.

 

L’apport d’information complementaire

Avant la réunion

·        Il est possible de joindre aux écrits synthétiques adressés avant la réunion quelques documents complémentaires (exemple : courrier auquel il est fait référence dans l’écrit, etc), sous forme d’annexes.

Pendant la réunion

·        Des écrits très détaillés (livres, rapports, etc…) peuvent être apportés sur place et laissés en libre consultation.

·        Il faut prévoir du temps pour des demandes de précisions supplémentaires.

Après la réunion

·        Envoi de documents à ceux qui le demandent,

·        Ajout d’informations complémentaires dans le compte-rendu de réunion, etc.

 

Voir aussi :

- Rubrique « Les démarches d’informations »

13/05/2012
A5 : Préparer les débats A7 : Préparer une réunion de taille moyenne
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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