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"Sacré mont Blanc"
Chez
Marc Lemonnier
Démocratie participative
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A5 : Préparer les débats

Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet. Ce travail devra se faire en étroite collaboration avec le garant, ou le groupe garant, en l’informant régulièrement des options possibles, en lui demandant son avis, etc… Le garant doit donc être connu et opérationnel dès cette étape.

 

Préciser le cadre des débats

·        Pour chaque sujet, un objectif à atteindre doit être clairement énoncé (s’agit-il d’apport d’information, de débat, de prise de décision) par le garant ou le groupe garant.

 

Désigner et préparer les animateurs de séquences

Ils devront être choisis en fonction du contexte de chaque séquence :

·        des animateurs expérimentés pour les séquences qui s’annoncent « chaudes »

·        des animateurs ayant un bon esprit de synthèse pour les sujets complexes et embrouillés

·        des animateurs ayant une bonne connaissance préalable du sujet pour des sujets ayant déjà été travaillés au préalable

·        les séquences plus faciles devront prioritairement être confiées à des animateurs débutants, qui pourront ainsi se former dans de bonnes conditions. Il sera souvent nécessaire de faire un peu le forcing pour pousser des personnes n’ayant jamais animé de groupe à prendre ce rôle

·        Si un sujet nécessite de prolonger le travail durant plusieurs séquences, l’animateur peut être le même.

·        Les séquences introductive et finale peuvent être animées par la même personne (mais ce n’est pas obligatoire). Dans ce cas il peut s’agir d’une personne ayant une certaine légitimité au sein du groupe, apte à amener une bonne cohésion, un bon esprit de travail collectif.

Il faut ensuite bien expliquer à chaque animateur ce que l’on attend de lui. En particulier, l’animateur doit parfaitement comprendre l’objectif de la séquence.

Chaque fois que c’est possible, il est intéressant de choisir les animateurs au sein du groupe.

 

Chercher et préparer les personnes ressources

Certains sujets peuvent nécessiter des personnes ressources, c’est à dire des personnes intérieures ou extérieures au groupes, qui ont une connaissance particulière du sujet, et auxquelles la parole sera donnée de manière plus formelle qu’aux autres participants.

Les personnes ressources pourront être chargées d’enrichir le débat (en apportant des informations, des points de vue) ou de le rendre plus clair et compréhensible (en le synthétisant, le reformulant).

·        Bien « briefer » les personnes ressources. Elles ne doivent pas prendre toute la place dans les débats. Choisir pour elles et leur expliquer leur modes d’intervention (présentation introductive du sujet, ou relance à différents moments du débat, etc…). Les aider à cerner le niveau de technicité de leur intervention en fonction des participants.

·        Si un sujet nécessite plusieurs personnes ressources, les mettre en contact et leur faire préparer ensemble leur sujet : comment intervenir de manière complémentaire ? dans quel ordre ? etc…

Si c’est possible, ces tâches préparatoires seront avec bénéfice confiées à l’animateur de la séquence… la mission du coordinateur sera alors de suivre un peu son travail !

 

Préparer les supports écrits

·        Faire préparer par la ou les personnes ressources un écrit synthétique sur chaque sujet.

·        Faire préparer chaque fois que c’est possible des « visuels » : panneaux, documents à projeter, etc…

·        Vérifier que tous les documents préparatoires sont envoyés aux participants dans les temps

 

Préparer les enchaînements de configuration de groupe

Pour les sujets nécessitant un travail en petit groupe, préciser le détail du déroulement :

·        quelle consigne sera donnée en grand groupe avant la séparation en petits groupes ?

·        de quelle information de base disposera chaque petit groupe (faut-il un petit texte de base pour chaque groupe ?)

·        comment les petits groupes restitueront-ils au grand groupe ?

·        comment sera faite la synthèse entre les différents groupes et qui s’en chargera ?

·        etc…


 

Préparation des débats : fiche récapitulative

Voici un petit tableau tout simple permettant au coordinateur de ne rien oublier d’important durant cette phase. Le travail de préparation est en principe à peu près terminé lorsque chaque case est remplie.

 

Séquence

Sujet

Objectif

Ecrit

Visuel

Config. Groupe

Intervenants

Animateur(s)

1 : 9h00-9h15

Intro, présentation

 

Non

Non

Grand groupe

 

Paul

2 : 9h30-11h00

Sujet n°1

Information

Oui

 

Grand groupe

Paul et Louis

Jeanne ?

Sujet n°2 (1ère partie)

Information, présentation du sujet

Oui

Oui

Grand groupe

A voir avec Hubert. Saura-t-il être assez synthétique ?

Riri

Sujet n°3

Débat + Décision

A faire écrire par quelqu’un qui connaît bien le sujet

Oui

Grand groupe

Non

Claudine

3 : 11h30-13h00

Sujet n°2 (2ème partie)

Débat d’idées

Non

Non

3 Petits groupes

Non

Riri, Fifi et Loulou

4 : 15h00-16h30

Sujet n°4

Débat d’idées

Oui (écrit par Lisette)

Non

Alternance grand groupe et 2 groupes ? A voir

Lisette (présentation synthétique de l’état de la réflexion)

Charlotte, Max

5 : 17h00-18h00

Sujet n°2 (3ème partie)

Décision

Non

Oui, à faire préparer en fin de phase 5

Grand groupe

Non

Riri

Synthèse, bilan

 

Non

Oui (relevé de décisions)

Grand groupe

Non

Paul

13/05/2012
A4 : Préparer la logistique de la réunion A6 : Préparer et mener une séquence d'information
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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