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"Sacré mont Blanc"
Chez
Marc Lemonnier
Démocratie participative
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A4 : Préparer la logistique de la réunion

La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité. Certains de ces aspects concernent essentiellement les grosses ou très grosses réunion, d’autres sont utiles à toutes les échelles, à chacun de pêcher ce qui le concerne.

 

Le choix des lieux

1 – Par rapport à la situation géographique

·        Privilégier la localisation de la réunion la plus « démocratique » possible en choisissant un site central pour les participants, ou faire tourner ce site au cours des réunions, …).

·        Signification, sens des lieux : privilégier un lieu qui a une relation avec l’objectif de la réunion. Pourquoi pas un lieu appartenant à l’un des participants ?

·        Choisir un lieu calme.

·        Etre attentif à la qualité des extérieurs et des alentours. Ils peuvent être importants en cas de réunion longue, pour les moments « off », les pauses.

·        Vérifier les possibilités d’hébergement et de restauration en cas de réunion longue.

2 – Par rapport à l’agencement des espaces de réunion

·        Choisir une salle suffisamment grande (un lieu trop petit favorise souvent la « montée en température » dans tous les sens du terme). Il doit y avoir une large place autour de la table, pour bouger, respirer…

·        Choisir une salle lumineuse, à température correcte (un lieu dans lequel il fait trop froid ou trop chaud engendre une déconcentration rapide des participants).

·        Vérifier le nombre de salles disponibles en fonction des travaux en petits groupes s’il y en a.

 

La préparation des lieux

·        Affecter les salles pour les différents groupes de travail. Préparer ces salles (voir fiche pratique B7).

·        Préparer le fléchage des différents lieux utilisés durant la réunion.

·        Mettre en place un lieu d’information central (panneaux en libre utilisation, etc…)

·        Réfléchir à la question du confort, surtout si la réunion est longue (une journée, plusieurs jours). Il faut penser au confort des hébergements (chambres pas trop petites, sanitaires, etc…), des fauteuils de la salle de réunion…

·        Préparer un lieu convivial (si possible avec un bar, et au minimum un coin café-thé-petits gâteaux) et un lieu de repos et de détente.

·        Fumeurs, non fumeurs : y penser, préparer des coins spéciaux pour les fumeurs . Réserver impérativement les lieux de travail aux non fumeurs, et faire respecter absolument cette règle.

·        Préparer un planning de l’utilisation des différents lieux.

 

La préparation du matériel

·        Conseil préalable : constituez-vous une liste-mémo de matériel à préparer, réutilisable et adaptable à chaque réunion (vous pouvez pour cela utiliser la présente fiche !).

·        Projection (paperboard, rétroprojecteur, vidéoprojecteur, ordinateurs…)

·        Papeterie (marqueurs, paperboard, feuilles blanches et de couleur, punaises, scotch, et tout le reste)

·        En cas de grosse réunion (en particulier lorsqu’il y a fréquemment plusieurs groupes qui travaillent en même temps), établir un planning d’utilisation de tout ce matériel pour ne pas se retrouver coincés au dernier moment par un rétroprojecteur qui est attendu dans deux salles de travail au même moment.

 

La nourriture

·        Ne pas faire l’impasse sur ce sujet qui joue beaucoup sur le moral des troupes. La qualité peut être au rendez-vous à des prix raisonnables avec un peu de négociation. Penser aux végétariens.

·        Les participants doivent pouvoir à tout moment boucher un petit creux. Préparer de quoi grignoter et boire un café ou un jus de fruit durant les pauses.

·        Petit conseil : se faire une liste mémo du ravitaillement "pause-café-apéro", réutilisable et adaptable à chaque réunion.

 

Le transport des participants et des personnes ressources

Venir à la réunion doit pouvoir être simple pour tous :

·        Favoriser le covoiturage, centraliser les offres et les demandes ou/et diffuser la liste des participants et des contacts.

·        Informer les participants sur les possibilités de transports en commun (bus, train, etc…)

·        Prévoir des navettes entre les arrivées de transports en commun et le lieu de réunion.

13/05/2012
A3 : Etablir le planning de la réunion A5 : Préparer les débats
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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