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"Sacré mont Blanc"
Chez
Marc Lemonnier
Démocratie participative
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A1 : Préparer sa première réunion

Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif. On peut s’améliorer des années durant !

Mais le mieux est parfois l’ennemi du bien. Point n’est besoin d’avoir ingurgité tous les principes décrits dans cet ouvrages pour commencer efficacement. Voici un petit « mode d’emploi » très concret, à suivre pour la mise en place d’une petite réunion (moins de 2 heures, moins d’une quinzaine de participants, sujet à traiter relativement simple).

J-15 : Poser le cadre

Cherchez une réponse à ces questions :

·        Quel est l’objectif de la réunion ? Qui concernera-t-elle ? Un conseil : donnez un titre à votre réunion, cela vous aidera à clarifier ses contenus, et ça sera plus parlant pour les participants ! Exemple : « Quels projets pour l’association en 2003 ? ».

·        Qui portera la responsabilité de la réunion ? (ce peut éventuellement être vous-même). Dans la suite de cette fiche on appellera cette personne (ou ce groupe) le responsable. A partir de ce moment vous formerez un duo de choc, c’est à elle que vous vous adresserez lorsqu’il y aura des choix à faire sur le fond (sujets à traiter, etc…)

Réservez le lieu de la réunion s’il y a besoin.

 

J-13 à J-8 : Elaborer l’ordre du jour

·        Demandez au responsable de lister les sujets qu’il estime nécessaire de traiter, et ajoutez-y les vôtres au passage.

·        Envoyez un premier courrier à l’intention des personnes invitées à la réunion (voir encadré)

Le premier courrier aux participants

Il doit comporter les éléments suivants :

·        Date, heure, lieu et durée de la réunion

·        Objectif général de la réunion

·        Liste des premiers points d’ordre du jour précédemment listés. Bien préciser qu’il s’agit d’une première version de l’ordre du jour, amené à évoluer

·        Demander aux participants de confirmer ou décommander leur venue

·        Demander aux participants de réagir à cet ordre du jour, de faire d’autres propositions, même s’ils ne pensent pas venir

·        Joindre éventuellement des documents complémentaires s’ils sont déjà en votre possession

·        Laissez passer quelques jours. Si vous n’avez pas de réponses, appelez quelques personnes au téléphone (si possible, toutes) et redemandez-leur leur avis (même si elles n’en ont pas cette démarche les impliquera dans la préparation et donc dans le déroulement de la réunion).

·        Compilez toutes les propositions de sujets à traiter.

·        Durant votre réunion de 2 heures vous ne pourrez aborder que 4 ou 5 petits sujets, 1 à 2 seulement s’il s’agit de sujets plus complexes ou nécessitant beaucoup d’apport d’information préalable aux participants. Avec l’aide du responsable, réorganisez donc la liste de sujets à traiter de manière à ce que l’ordre du jour vous apparaisse réaliste en fonction du temps disponible et de la nature des participants..

Comment réorganiser l’ordre du jour

L’objectif étant d’avoir un ordre du jour court, vous pouvez :

·        Renvoyer certains sujets vers d’autres réunions si vous estimez que cela sort de l’objectif

·        Renvoyer certains sujets vers des réunions ultérieures s’ils ne sont pas urgents

·        Regrouper des sujets proches sous un sujet générique

·        Séparer en plusieurs sujets un sujet trop vaste

En présentant l’ordre du jour en début de réunion, il sera utile d’expliquer les modifications que vous avez faites par rapport à la première version, de manière qu’il n’y ait pas de mauvaises interprétations.

 

·        Précisez clairement l’objectif à atteindre sur chaque sujet. S’agit il :

  • d’informer les gens ?
  • de les faire réfléchir sur un sujet ou un projet ?
  • de leur faire prendre une décision ?

·        Trouver si c’est possible une personne différente pour présenter chaque sujet. Demandez-leur de préparer leur présentations et, si possible, de rédiger un petit texte synthétique

 

J-8 à J-6 : Elaborer le planning

·        Précisez les durées que vous souhaitez consacrer à chaque sujet (voir encadré et tableau ci-dessous)

Information – réflexion – décision : de plus en plus long !

Les sujets les plus courts sont ceux qui se limitent à donner de l’information. Ce genre de séquence est en effet généralement composé d’une intervention courte et d’un temps de questions-réponses.

Les sujets sur lesquels il y aura de la réflexion seront plus longs. Ils doivent en effet débuter par une phase d’information (cas précédent), auquel il faut ajouter un temps de débat, dont la longueur dépend évidemment de la complexité du sujet.

Les sujets sur lesquels il faut prendre une décision sont les plus longs. Il faut cumuler les deux étapes précédentes (information et réflexion) et ajouter un temps pour établir des propositions et les voter.

Les chiffres donnés ci-dessous sont à considérer comme des ordres de grandeur. Ils peuvent énormément varier (généralement à la hausse) en cas de : mauvais coucheurs, participants à la réunion très peu informés, sujet très conflictuel, etc…

Quelques durées indicatives pour quelques sujets

Complexité du sujet

Objectif

Sujet simple

Sujet moyennement complexe

Sujet très complexe

Information

5’

15’

30’

Réflexion

15’

40’

1h10

Décision

20’

1h’

1h30

·        Pour un sujet un peu long (plus de 1h) prévoyez éventuellement de scinder le groupe en 2 sous-groupes, chacun travaillant sur des sous-thèmes, voire même sur le même thème. Cela facilitera les échanges. Comptez alors 5 mn de changement de lieu et 15 mn de restitution-débat général lorsque les groupes se réunissent.

·        Mettez les sujets dans l’ordre dans lequel vous souhaitez les traiter (voir encadré ci-dessous)

Dans quel ordre traiter les sujets ?

Il n’y a pas de règle établie, voici juste quelques conseils :

·        Ne terminez pas sur LE sujet complexe ou qui fâche, placez-le en début ou en milieu de réunion (en fin de réunion les gens sont fatigués)

·        Alternez les sujets courts et des sujets longs, des sujets faciles et des sujets difficiles, des sujets légers et des sujets avec des enjeux, des sujets d’information et des sujets de prise de décision… cette alternance allègera la réunion

·        Enfin, établissez le planning résultant de tout ce travail sous forme de grille (voir exemple ci-dessous)

 

0900  – 0930

Introduction – Infos diverses

0930  – 1000

Sujet 1

1000 – 1030

Sujet 2 (2 petits groupes)

1030 - 1100

Pause

1100 – 1145

Sujet 3

1145 – 1200

Conclusion – Bilan

 

·        Voilà, vous pouvez envoyer un second courrier aux personnes invitées (voir encadré ci-dessous)

Le second courrier aux participants

Il doit comporter les éléments suivants :

·        Date, heure, lieu et durée de la réunion

·        Objectif général de la réunion

·        Ordre du jour définitif.

·        Planning de la réunion

·        Derniers documents d’accompagnement s’il y en a (textes synthétiques sur certains sujets, motions à voter, etc…)

 

J-8 à J-4 : les derniers préparatifs

  • Relancez les participants qui n’ont pas donné de nouvelles

  • Si vous ne le connaissez pas, visitez le lieu de la réunion

  • Préparez la logistique (papeterie, projecteur, matériel divers, machine à café, etc…)

  • Lisez les documents concernant les sujets à traiter pour comprendre au mieux la teneur des discussions qui vont avoir lieu durant la réunion. Cela sera utile dans le feu de l’action pour mieux animer les débats.

13/05/2012
Fiches pratiques A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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