Rêve éveillé Si vous voulez m'aider, achetez mon livre :
"Sacré mont Blanc"
Chez
Marc Lemonnier
Démocratie participative
Recherche sur le siteNouveau sur le site
Skip Navigation Links
Accueil

Un exemple complet : les réunions de CA du réseau Ecole et Nature

Ce chapitre présente ce qui s’est pratiqué durant les réunions de conseil d’administration du réseau Ecole et Nature entre 1998 et 2001. Ces réunions ont été l’un des principaux lieux d’expérimentation et constituent donc une bonne base d’exemple. Il est toutefois important de comprendre que ce qui s’y pratique évolue sans cesse, que toute nouvelle manière de procéder se base sur des erreurs ou inefficacités identifiées précédemment, mais apporte avec elle son lot… de nouvelles erreurs et inefficacités ! Il faut donc prendre cet exemple comme ce qu’il est : une photographie des pratiques à un moment donné, sans préjuger que tout soit à garder tel quel.

 

Planification générale des réunions de CA

Le Conseil d’Administration se réunit 4 fois par an durant 2 journées.

Chacun des 4 CA annuels a un objectif général prédéfini :

·        Le CA d’octobre est dédié à la préparation du projet global de l’année suivante

·        Le CA de janvier est dédié à la validation du projet annuel, et au bilan de l’année précédente

·        Le CA d’avril, qui se déroule durant le congrès annuel, est consacré à l’élection du nouveau bureau

·        Le CA de juin, enfin, est moins marqué par un objectif général standard. Il sert généralement à mener des réflexions de fonds, à mettre tout le monde à niveau sur les projets. Une évaluation intermédiaire des projets annuels en cours y est toutefois faite. Une journée supplémentaire est ajoutée en début de réunion pour former les nouveaux administrateurs élus lors du CA d’avril. C’est un moment ressenti comme très bénéfique.

Ces objectifs prédéfinis constituent le cadre de base des ordres du jour, qui vont ensuite être affinés et complétés en fonction des réalités du moment.

 

Avant la réunion

L’identification des points d’ordre du jour

Le recueil des points d’ordre du jour démarre environ 2 mois avant la réunion de CA. C’est un processus à étages multiples qui essaie d’associer le plus grand nombre possible de personnes :

·        L’équipe de direction émet les premières idées

·        Lors d’une réunion téléphonique de bureau, un temps de collecte de points d’ordre du jour est organisé.

·        Sur cette base, le CA est informé par mail environ 1 mois à l’avance et est invité à réagir, à enrichir, à hiérarchiser…

Le planning

Le choix des méthodes de travail et la hiérarchisation des sujets donnent lieu à un planning assez précis, comme celui-ci :

Un exemple de CA

 

Samedi 24 juin

Dimanche 25 juin

 

 

 

0900  – 0930

Accueil

Le réseau : Etat actuel et pistes de développement

4 – Elaboration en petits groupes

0930  – 1000

 

1000 – 1030

Infos diverses

1030 – 1100

La présidence d’Ecole et Nature

Pause

1100 – 1130

Le réseau : Etat actuel et pistes de développement

1 – présentation générale

Retransmission

1130 – 1200

 

Report. Relevé de décisions

1200 – 1230

1230 – 1430

Repas

Repas

1430 – 1500

 

Décisionnel divers

Bilan

1500 – 1530

 

1530 – 1600

 

1600 – 1630

Pause

 

1630 – 1700

Le réseau : Etat actuel et pistes de développement

2 – Réflexion en petits groupes

 

1700 – 1730

 

1730 – 1800

Pause

 

1800 – 1830

Le réseau : Etat actuel et pistes de développement

3 – Discussion générale

 

1830 – 1900

 

1900 – 2030

Repas

 

Soirée

Informel – musique – bières

 

 

 

 

 

Voici quelques points à noter particulièrement ici :

·        Le temps de « report » : il s’agit d’une heure programmée en fin de CA mais non affectée, pour prolonger des sujets qui le nécessiteraient.

·        Le travail « Le réseau : état actuel et pistes de développement ». C’était à l’époque un sujet à haut enjeu, avec des niveaux de réflexion très disparates chez les administrateurs. D’où un temps très long, divisé en plusieurs séquences étalées sur deux jours et séparées par des pauses et des moments de travail sur d’autres sujets pour permettre aux choses de décanter.

·        Les alternances (petit et grand groupe, décisionnel / information / élaboration…)

L’information des participants

Les administrateurs reçoivent l’essentiel des informations nécessaires deux semaines avant la réunion, si possible sous forme synthétique, parfois sous forme de documents bruts. Ce sont entre autres :

·        Le programme détaillé du CA

·        Les « fiches secteur » qui reprennent en une trentaine de pages les principales informations à connaître sur les principaux projets du réseau, mais aussi des éléments sur les services internes, la direction, etc…

·        Les éléments budgétaires globaux (prévisionnels, etc…)

·        Les documents d’information sur des nouvelles réflexions à mener, des nouveaux projets pressentis, etc…

Parfois, certaines discussions commencent spontanément sur internet avant la réunion. Cela ne mène jamais à un travail décisionnel complet, mais cela permet d’attirer l’attention des gens sur un sujet, et de les sensibiliser. De ce fait, généralement, lors de la réunion elle-même, ces sujets abordés à l’avance sont plus rapides à traiter.

 

Durant la réunion

La prise de contact

Sans être directement en lien avec la notion de processus décisionnel, c’est une phase importante pour mettre doucement le groupe en condition.

A Ecole et Nature, l’habitude a été prise de consacrer ½ heure à cette phase. Les personnes présentes sont invitées à donner les dernières nouvelles, locales ou nationales, concernant l’éducation à l’environnement, la vie du réseau, etc…

On constate qu’un pourcentage assez faible de personnes s’y exprime. C’est le début, on est encore timide… C’est toutefois un moment assez serein : on n’aborde pas encore de sujets complexes, la parole est libre, on boit le café, les retardataires arrivent au compte goutte et saluent l’assemblée…

La présentation du programme aux participants

C’est le début du temps formel.

Le groupe d’organisation soumet le programme aux participants. La possibilité est laissée aux participants d’intervenir directement sur celui-ci, et généralement ils ne s’en privent pas. Ce peuvent par exemple être des ajout de sujets, ou la demande de mettre plus de temps sur un sujet…

On est toujours surpris du fait que c’est seulement à ce moment précis que les participants « percutent » réellement sur le programme, et non pas lorsqu’ils reçoivent le programme écrit 15 jours avant. Ils mesurent tout à coup ce que concrètement on leur demande de faire… et c’est là qu’ils peuvent ne pas être tout à fait d’accord. Cette phase peut donc parfois entraîner un changement assez radical du programme initial, la demande « classique » constatée étant de traiter moins de sujets, de manière plus approfondie. Suite à cette séquence, le groupe garant doit parfois se remettre au travail pour réorganiser rapidement le programme et prendre en compte les demandes.

C’est durant cette phase que le groupe garant est clairement identifié par les participants.

Il est ensuite demandé aux participants de s’inscrire en tant qu’animateurs et secrétaires pour les différentes séquences du Week-End.

Déroulement d’une séquence

Chaque séquence est menée par un animateur de séquence spécifique. Le groupe garant veille à ce que l’animateur ait tous les éléments pour bien faire son travail.

Le groupe garant veille à ce que le secrétaire soit « à son poste », éventuellement l’aide au début.

Chaque séquence peut commencer par une courte présentation du sujet par une personne qui le connaît bien.

Puis la séquence est menée de la façon appropriée au type de contenu qu’elle traite (info, décision, réflexion).

Lorsque l’échéance vient à terme pour un point qui nécessite décision, une validation est tentée (avec un vote formel, mais pas toujours). Si le sujet n’est pas mûr il est mis au report.

 

Si la décision est prise, elle est portée au relevé de décision général. Si la décision n’est pas prise, le sujet est reporté à la prochaine plage de report.

Le bilan

Cette séquence n’est pas directement liée au contenu de la réunion mais elle est très importante pour les participants. Elle est organisée selon le déroulement présenté dans la fiche pratique C2.

Dans les CA du réseau, le bilan est presque toujours un moment de tranquillité, de retour de la sérénité. Tout se passe comme si le fait de formaliser la démarche, de la solenniser un peu (silence, moment écrit, etc…) aidait les gens à faire l’effort de prendre du recul, de positiver (si par hasard la réunion a été un peu « dure »).

 

Après la réunion

Un relevé de décisions général intégrant un « qui fait quoi quand » récapitule sujet par sujet l’ensemble des décisions prises durant la réunion. Si possible, le relevé est projeté à l’ensemble des participants. La réunion fait l’objet d’un compte rendu qui retranscrit les débats, les relevés de décision, les reports de décisions à d’autres réunions, etc…Le compte rendu est envoyé à quelques personnes membres du CA et du bureau pour validation, puis il est diffusé à l’ensemble des administrateurs dans le mois qui suit la réunion.

13/05/2012
Bibliographie
A lire dans cette rubrique
Liste des personnes ayant participé à l'écriture.
Liste des personnes ayant participé à l'écriture
Un exemple complet : les réunions de CA du réseau Ecole et Nature.
Un exemple complet : les réunions de CA du réseau Ecole et Nature
Bibliographie.
Bibliographie
Skip Navigation Links
A propos du site "Rêve éveillé"
Si ce site vous a été utile
Toutes les pages