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"Sacré mont Blanc"
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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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La préparation des méthodes de travail

Attention : lors de cette phase il est possible (selon son expérience d’organisateur, selon le temps de préparation disponible) de faire très simple ou de pousser très loin les démarches. Cette partie aborde un grand nombre de préoccupations qu’un « débutant » ne pourra pas prendre toutes en compte lors de ses premières réunions, sous peine d’être dépassé. Il est conseillé de commencer simple, par exemple en suivant les conseils de la fiche pratique A1, puis d’approfondir peu à peu en relisant cette partie à l’éclairage de l’expérience vécue et, réunion après réunion, d’affiner ses démarches.

Trop souvent on considère que la préparation de la réunion s’achève avec l’établissement de l’ordre du jour et son envoi aux participants. Il reste pourtant à mener une étape fondamentale, souvent la plus longue : la préparation du déroulement des travaux. La manière dont les travaux seront menés est en effet aussi importante que le sujet lui-même et que les solutions apportées.

Les joies d’un déroulement non ou mal préparé

Prenez 20 personnes, enfermez-les dans une pièce avec un ordre du jour de 5 sujets, sans leur donner de démarche de travail ni d’animateur. Prenez au hasard un sujet dans la liste et commencez à travailler.

Les « grandes gueules » commencent immédiatement à s’exprimer abondamment sur ce sujet. Certaines personnes peu au courant réussissent à poser quelques questions, d’autres affirment des points de vue, d’autres encore demandent un vote sans avoir de propositions précises. Le tiers des participants a très envie de parler très longtemps sur ce sujet, un autre tiers pense que ce sujet n’est pas important, le dernier n’en a jamais entendu parler, est tout à fait dépassée et reste silencieux. Au bout d’une heure, pour de nombreuses raisons, le sujet n’a pas avancé : il y a eu de nombreuses digressions (à plusieurs reprises des personnes ont commencé à aborder des sujets qui n’avaient rien à voir), on s’est aperçus que le sujet est lié à des tas d’autres sujets et qu’il faudrait avoir beaucoup plus de recul. Personne ne sait plus quel était le problème de départ, et si d’ailleurs il y avait un problème. Quelqu’un propose d’arrêter là sur ce sujet (sur lequel on retravaillera la prochaine fois) et de passer au sujet suivant. Tout le monde acquiesce, ravi de pouvoir sortir de ce bourbier.

On aborde le second sujet de la liste. Immédiatement des propositions d’actions fusent,  aucune ne fait l’unanimité, chacun reste sur ses positions et repropose sans cesse sa propre solution. La réunion est engagée depuis presque 1h et 45 mn lorsque quelqu’un fait remarquer que le sujet en question n’était qu’une information à faire passer, qu’il n’y avait pas besoin de décider quoi que ce soit. Tout le monde acquiesce.

Le troisième sujet sur la liste est très important : il s’agit de définir les grandes orientations financières de l’association pour l’année qui vient. Beaucoup ont maintenant mal à la tête. Le trésorier commence à présenter l’état des finances. Il n’a pas pensé à distribuer des photocopies, certains essaient de noter quelques éléments à la va-vite, beaucoup ne se donnent pas cette peine, les chiffres entrent d’une oreille et ressortent par l’autre. Le trésorier est d’ailleurs sans cesse interrompu par le président qui n’est pas d’accord avec la présentation, ce qui ne facilite pas la compréhension.

Lorsque le débat s’engage enfin, la réunion a démarré depuis 2h30. Une personne se lève, explique qu’elle doit partir chercher ses enfants à la garderie. 2 autres personnes l’imitent immédiatement, pour des raisons diverses. Le débat est chaotique, on passe sans cesse de considérations anecdotiques (le prix des feuilles de papier) à des aspects très vastes (la diminution croissante du soutien financier institutionnel vers les associations du secteur)… Les 3 mêmes arguments reviennent sans cesse, la discussion n’avance plus.

A 3h30 de réunion, il reste 7 personnes sur les 20 de départ. Une proposition bancale de budget est votée (sans le quitus, elle sera donc remise en question à la réunion suivante), tout le monde est bien content que la réunion soit finie. On s’aperçoit soudain que 2 sujets n’ont pas été traités, dont un très urgent. On se donne rendez-vous au lendemain soir.

Le déroulement illustré ici est probablement assez courant dans les fonctionnements de groupe. C’est la méthode du « pas de préparation du déroulement ». Il est à parier que la réunion se serait déroulée très différemment avec, en vrac et sans respirer : un animateur, des sujets hiérarchisés (beaucoup de temps pour certains, moins pour d’autres), une durée de réunion de 2 heures 30 en tout avec une pause au milieu, des écrits à distribuer aux gens, un moment de travail en petits groupes, des apports d’information préalables pour les sujets les moins maîtrisés, etc…

La préparation du déroulement des travaux aboutit à l’établissement d’un planning qui organise le travail de manière à ce que le déroulement de la réunion respecte un certain nombre d’exigences, tant envers le contenu des travaux qu’envers les personnes ou le groupe.

Cette étape de préparation doit en principe être animée par une personne désignée à l’avance, mais elle pourra avec bénéfice associer tous les membres du groupe qui le souhaiteront. Cette manière de procéder aura l’avantage de faire beaucoup mieux approprier les sujets à traiter et les démarches de travail par les membres du groupe, et d’accroître considérablement l’efficacité de la réunion le moment venu.

La préparation d’une réunion respectant les principes de la démocratie participative est donc une démarche d’animation à part entière, plus qu’une simple démarche de coordination.

L’établissement du planning : durées, ordre, méthodes

Les objectifs de cette étape de préparation sont les suivants :

·        Fixer la durée globale de la réunion, et le temps qui sera consacré à chaque sujet. La gestion du temps est une composante fondamentale d’une réunion. Plus une réunion laisse de temps à ses participants, meilleure sera la qualité du travail et des éventuelles décisions. Le rythme général de la réunion devra prendre en compte ces évidences.

·        Définir l’ordre dans lequel les sujets seront traités. L’organisation du traitement des sujets est particulièrement importante : respect des enjeux liés aux sujets (importance, urgence…), respect des rythmes individuels, etc

·        Choisir les méthodes de travail qui seront utilisées pour chaque sujet. Elles devront s’adapter à chaque type de sujet, de public et d’enjeux .

Voir aussi :

- Fiche pratique A3 (Etablir le planning d'une réunion)

- Chapitre « La mise en œuvre de démarches collectives adaptées aux objectifs »

13/05/2012
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