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On peut distinguer cinq étapes principales dans la préparation d’une réunion :
1? La précision du cadre de la réunion
Précision du besoin
Avant de se lancer à corps perdu dans la préparation, il faut clairement identifier d’où provient le besoin de réunion, s’il y a un commanditaire, si des objectifs préalables ont été posés, etc…
Précision de l’objectif général de la réunion
Avant même de s’intéresser à l’ordre du jour, il est important de préciser l’objectif général de la réunion : est-ce une réunion d’information ? de prise de décision ? de suivi technique ? de réflexion ? La réunion peut cumuler plusieurs objectifs, mais il n’est pas souhaitable de mélanger trop les choses.
Identification des personnes qui participeront à la préparation
Il est utile de différencier plusieurs types de rôles dans la préparation :
· Le cadrage général (sélection des sujets à traiter, validation des méthodes de travail sur chaque sujet, etc…) est un rôle politique, il doit être supervisé par une ou des personnes représentatives du groupe (par exemple les élus, s’il y en a, mais aussi des volontaires), qui connaissent bien les situations, les enjeux, etc…, nous appelons cette ou ces personnes le groupe garant de la réunion.
· La préparation nécessite aussi une coordination générale qui fasse le lien entre les aspects liés aux contenus (menés par le groupe garant) et les aspects logistiques, le secrétariat, le contact avec les différents acteurs de la réunion, etc… Il faut donc identifier un coordinateur de la préparation, qui devra d’ailleurs souvent solliciter lui-même le groupe garant pour un certain nombre d’aspects.
· Enfin, en cas de grosse réunion, il y aura besoin de toute une équipe d’organisation, prenant concrètement en charge divers aspects (logistique, préparation des contenus, gestion des lieux, etc…). Cette équipe travaillera sous la responsabilité du coordinateur de la préparation.
Si vous en avez les moyens, offrez-vous le luxe de mettre en place dès cet instant un tandem « coordinateur – groupe garant », c’est une formule qui a fait ses preuves.
S’il s’agit d’un tout petit groupe, il est probable qu’il ne sera pas possible de désigner de groupe garant. Le coordinateur de la préparation risquera parfois d’être un peu isolé. Il devra alors faire un effort particulier pour bien communiquer avec les membres du groupe ou les participants à la future réunion pour adapter sa préparation aux besoins et attentes.
2? Etablissement de l’ordre du jour
Lors de cette étape il s’agit de :
· Lister les sujets sur lesquels devra travailler le groupe,
· Identifier clairement l’objectif à atteindre sur chaque sujet, et en particulier bien préciser s’il s’agit d’informer, de réfléchir, ou de décider sur le sujet en question
Les ordres du jour tueurs de réunions
On programme presque toujours trop de sujets à traiter au cours d’une réunion. Ce fait provient le plus souvent du refus de hiérarchiser les sujets. Dans une organisation, quelle qu’elle soit, il y a forcément des sujets plus importants, plus urgents que d’autres. Refuser de se donner les moyens de les identifier et de les traiter en priorité, ou de leur accorder plus de temps, est une manière de ne pas jouer son rôle de décideur.
Hiérarchiser et sélectionner des sujets est donc déjà un travail décisionnel.
En sélectionnant certains sujets, on en élimine d’autres, ou on les reporte à une réunion ultérieure. Cela implique déjà des prises de décisions, c’est donc un acte éminemment politique. Cette étape doit donc associer a minima les décideurs du groupe, voire le groupe tout entier, qui devrait systématiquement être consulté lors de l’établissement des ordres du jour.
3? Identification des participants
Lorsque les sujets à traiter sont connus, il est possible d’identifier les participants à la réunion, selon leurs compétences, leurs responsabilités, leur intérêt pour les différents sujets, etc… En démocratie participative il peut être souhaitable d’informer largement de la tenue de la réunion et de permettre aux participants de se désigner eux-mêmes.
Si la réunion est celle d’un groupe permanent (un groupe de travail permanent par exemple) tous les membres du groupe doivent être invités, mais il est possible, et même souvent souhaitable d’ouvrir le groupe à des personnes extérieures pour enrichir le travail.
Des réunions de Conseil d’Administration « élargis »
Il n’est pas rare que des adhérents non administrateurs demandent, pour leur intérêt personnel, à assister à tout ou partie d’une réunion de Conseil d’Administration du réseau Ecole et Nature. Cette demande est systématiquement acceptée.
Par ailleurs, les organisateurs de la réunion font fréquemment appel à des personnes ressources pour évoquer certains sujets. Généralement concernés par une partie seulement de la réunion (qui dure 2 jours) ils sont invités à rester plus longtemps s’ils le souhaitent.
La présence d’invités a très rarement été perçue comme gênante pour le groupe (cela est parfois arrivé lorsque les invités n’ont pas suffisamment respecté un certain devoir de réserve), cela est la plupart du temps enrichissant pour les débats car cela apporte des idées d’une nature différente.
Les invités n’ont cependant pas le droit de vote.
4? Constitution d’une équipe
Lorsqu’une réunion atteint une certaine taille, il est utile de disposer d’un ensemble de personnes bien au courant et correctement préparées à ce qui doit se passer avant et durant la réunion.
Plus les personnes qui prendront en charge les différents aspects de la réunion seront au courant à l’avance et prendront la préparation en amont, mieux elles sauront se comporter durant la réunion. Il est donc recommandé de les identifier assez tôt.
Pour organiser correctement les choses, il est pratique de décomposer l’ensemble du travail en différentes tâches (animation, accueil, logistique, etc…), qui auront chacune leurs équipes, leur planning, etc…
Combien de personnes nécessitent l’organisation et l’animation d’une réunion ?
Voici quelques ordres de grandeur pour préparer et animer une réunion qui se réclame de la démocratie participative (ce genre de réunion nécessite en effet plus de temps qu’une autre). Ils sont sans prétention, nous n’avons pas mené d’études approfondies pour les obtenir !
La préparation de la réunion nécessite 15% du nombre d’heures/personnes participant.
L’animation de la réunion mobilise environ 10% du nombre de participants sur la durée de la réunion.
Quelques exemples de calculs (ne prenant pas en compte les temps de réalisation de documents utilisés durant les réunions, comme des bilans financiers, etc…). Les temps de préparation sont en « temps de travail équivalent plein temps » (37 j signifie 37 jours de travail pour une personne, ou 10 j pour 3 personnes et 7 jours pour une, etc…)
Type réunion Durée Nb pers. Temps de préparation Personnes pour animation
CA 3h 20 p. 20p x 3h x 15% = 9h 20p x 10 = 2 personnes
AG 2,5 j. 100 p 2,5 x 100 x 15% = 37 j. 100 x 5% = 10 personnes
5? Préparation des méthodes de travail
Il faudra ensuite préciser la manière dont on va travailler sur les différents points de l’ordre du jour, et l’organisation dans le temps des travaux. Cette étape se termine par l’établissement du planning de la réunion.
Nous ne nous étendons pas plus sur ces aspects ici, ils font l’objet d’un chapitre spécial ci-dessous.
Enfin, lorsque le planning est clarifié, les besoins techniques et logistiques peuvent être correctement identifiés et préparés.
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