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"Sacré mont Blanc"
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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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Une réunion se prépare et s'anime !

Pour être absolument sûrs de ne pas démarrer cette partie sur un quiproquo, commençons par réaffirmer quelques évidences :

·        Une réunion se prépare : il faut identifier les sujets à traiter, préparer de l’information sur ces sujets, rechercher des personnes-ressource, des animateurs, préparer des démarches de travail pour chaque sujet, etc…

·        Une réunion s’anime (encore plus en démocratie participative qu’ailleurs) : les démarches de travail préparées doivent être proposées et cadrées par des personnes qui se donnent ce rôle et sont reconnues par le groupe comme légitimes pour le faire.

La qualité de la préparation et de l’animation de la réunion auront des répercussions importantes sur l’avancée des travaux, la qualité des décisions prises, l’ambiance interne du groupe…

Quelques symptômes auxquels on reconnaît une réunion mal préparée ou mal animée

Voici quelques exemples de désagréments souvent dus à une mauvaise préparation ou une mauvaise animation :

Au niveau des participants

Fatigue excessive, déstabilisation, malaise, démotivation, démobilisation, blocages, replis sur soi, agressivité…

Au niveau du groupe

Apparition de tensions, monopolisation de la parole par un petit nombre de personnes, difficulté à parvenir à des accords et à prendre des décisions, discussions « circulaires » (les mêmes arguments reviennent sans cesse sans que personne ne bouge plus de sa position)…

Au niveau de l’ordre du jour et du planning

Dépassements d’horaire, abandon de sujets par manque de temps, prises de décision à des majorités très relatives (les participants n’ont plus d’avis, ou plus envie de réfléchir), décision remises en cause peu de temps après le moment où elles ont été prises… voire prise de décision après le départ d’une part importante des participants…

Chacun d’entre nous reconnaîtra probablement des moments vécus dans cette liste !

La préparation et l’animation d’une réunion ne sont pourtant pas forcément complexes ni très longues ! Le plus souvent il suffira de respecter quelques principes de base que nous allons décrire dans les pages suivantes.

13/05/2012
La préparation de la réunion Les étapes de la préparation
A lire dans cette rubrique
Une réunion se prépare et s'anime !.
Pour être absolument sûrs de ne pas démarrer cette partie sur un quiproquo, commençons par réaffirmer quelques évidences.
Les étapes de la préparation.
On peut distinguer cinq étapes principales dans la préparation d’une réunion.
La préparation des méthodes de travail.
Trop souvent on considère que la préparation de la réunion s’achève avec l’établissement de l’ordre du jour et son envoi aux participants.
La capacité du groupe.
Mieux vaut proposer peu de méthodes simples et efficaces que plein de méthodes qui noient les participants à une réunion.
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