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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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Quelques démarches collectives

Classiquement, on identifie trois types d’objectifs à atteindre sur un sujet donné à traiter en réunion :

·        L’information : il s’agit juste d’apporter de l’information aux participants sur le sujet concerné.

·        La réflexion collective : il s’agit pour les participants d’apporter des éléments à propos d’un sujet : des opinions, des propositions, etc… La réflexion collective nécessite au préalable une phase d’information.

·        La prise de décision : Il s’agit de valider des options. Cette phase nécessite au préalable une phase de réflexion collective.

Chacun de ces objectifs se traite en groupe avec des démarches collectives spécifiques.

 

Les démarches d’information

Informer est la première démarche de la démocratie participative. Les participants à une réunion doivent avoir toute l’information dont ils ont besoin pour travailler. Ils doivent tous être relativement « à niveau ».

Les démarches d’information reposent sur quelques principes simples :

·        Donner une information objective. L’objectivité suppose que l’information apportée ne favorise pas, par sa forme, une tendance, une hypothèse, un cas de figure, un groupe de personnes, etc…

·        Donner une information globale et synthétique. Trop d’information tue l’information. Le premier apport d’information concernant un sujet doit donc être de nature globale et synthétique, courte et efficace. Cette information doit être apportée aux participants pendant la réunion, mais aussi et surtout avant.

·        Donner la possibilité à qui veut d’avoir plus d’information. Les personnes les plus motivées ou les plus compétentes sur un sujet donné auront envie et besoin de plus d’information que le simple résumé synthétique. Ils doivent pouvoir se procurer facilement cette information complémentaire, avant, pendant ou après la réunion.

·        Donner la possibilité à qui veut d’apporter une information complémentaire. L’apport d’information préparé à l’avance peut toujours présenter des lacunes, ou n’être pas entièrement objectif. La démarche de démocratie participative veut que les participants puissent apporter des compléments, s’ils ont en leur possession des informations qui n’ont pas été données. Attention, il ne s’agit pas ici de donner son avis, mais de l’information (voir ci-dessous).

S’arrêter à temps

Souvent, lors d’une séquence d’information, des participants souhaitent immédiatement donner leur avis, faire des propositions, voire prendre une décision sur le sujet. Deux raisons justifient de clôturer le sujet sans aller plus loin :

·        la durée programmée pour le sujet va être dépassée et empiéter sur d’autres sujets

·        laisser passer un peu de temps entre l’apport d’information et le démarrage de travaux de réflexion permet aux personnes d’assimiler, de contextualiser. Les échanges qui s’ensuivront seront plus riches, plus mûrs.

Si l’information apportée suscite beaucoup d’envies de réactions, il faudra par contre en prendre bonne note, programmer un temps de travail spécifique sur le sujet lors d’un moment ultérieur et le signifier au groupe de manière claire pour qu’il comprenne que ses besoins sont pris en compte.

Voir aussi :

- Fiche pratique A6 (Préparer une séquence d'information)

 

Les démarches de réflexion et de construction collective

Lorsqu’un groupe travaille sur un sujet, à un moment il est nécessaire de créer « quelque chose » ensemble : inventer des pistes pour faire avancer le projet, élaborer un argumentaire, etc…

Cette création collective se heurte souvent, lorsqu’elle n’est pas suffisamment réfléchie, aux obstacles suivants :

·        Certains n’ont pas d’idées sur le sujet en question, ou croient ne pas en avoir. Il faut les aider à faire émerger leurs idées

·        D’autres ont des idées mais ne savent pas les dire, ou ne pensent pas qu’elles sont intéressantes. Il faut les aider à les exprimer

·        La simple mise bout à bout de toutes les idées individuelles est généralement incohérente : certaines idées sont contradictoires voire opposées, d’autres sont d’ordres totalement différents. Il faut aider le groupe à organiser ces idées : synthèse, hiérarchisation…

La méthode que nous décrivons dans ces pages met ces principes en application. Elle repose sur la gestion de 3 étapes distinctes :

·        Le recueil d’idées individuelles

·        La synthèse des idées individuelles en « idées collectives »

·        L‘enrichissement des idées collectives

La phase de recueil d’idées sert à enrichir le propos, à ouvrir des portes, à élargir les horizons, à faire rêver… C’est l’imagination qui est aux commandes

La phase de synthèse sert à donner une direction, à réduire les possibles pour permettre de continuer à travailler en évitant la dispersion. C’est la raison qui pilote.

La phase d’enrichissement permet de rendre opérationnelles les idées collectives qui ont émergé dans l’étape précédente.

Parfois, ces trois étapes suffisent. Parfois, il faudra « boucler » plusieurs fois, chaque étape de synthèse produisant une nouvelle plateforme réduite d’idées que la phase de recueil d’idées suivante va permettre de détailler, d’approfondir…

Recueil des idées

Enrichissement des idées

Organisation des idées

Prenons un exemple imaginaire qui illustrera le propos au long de ce chapitre (voir encadré).

Le collectif « Mieux vivre à Saint Julien »

Cette association citoyenne vient de se créer autour de l’objectif d’améliorer la qualité de vie dans le petit village de Saint Julien. Ses membres souhaitent donner un « nouveau souffle » à leur village, qui leur paraît triste, peu vivant, etc… L’association compte une quarantaine d’adhérents. Ils ont décidé d’élaborer un plan d’action à proposer à la municipalité. Une démarche de réflexion collective est lancée, au cours d’une réunion de travail associant tous les adhérents mais aussi les villageois qui souhaitent participer.

Le recueil d’idées

Il s’agit de recueillir un maximum d’idées concernant le sujet, sans forcément savoir dans un premier temps si et comment elles vont servir.

On peut procéder de plusieurs manières différentes. Voici quelques principes généraux intéressants.

Faire réfléchir individuellement les participants

Chacun a forcément des idées sur le sujet. Il doit se les dire à lui-même avant d’entendre celles des autres, sinon il risque de les oublier.

Ce travail individuel peut se faire à tout moment d’une réunion. Pour beaucoup de gens, le fait d’écrire sera très facilitateur, il est donc toujours utile de laisser un temps pour ça. Cette phase d’écriture, selon l’importance du sujet et le temps consacré au travail, peut durer 1 minute ou… plusieurs heures.

Faire jouer la synergie du groupe

Les idées individuelles peuvent aussi se construire sur la base des idées des autres. Il sera toujours utile de faire se croiser les idées de chacun. Les techniques de « brainstorming », les débats, ou les simples retransmissions en fin de réflexion individuelle, redonneront un « nouveau souffle » à chacun pour trouver de nouvelles idées ou enrichir les idées du voisin.

Ne pas influencer les participants

Il sera toujours intéressant de demander aux participants de réfléchir sans aucune consigne, et de juste demander aux participants d’exprimer leurs idées sur le sujet. Cette imprécision permettra, grâce aux différences de fonctionnements individuels et d’interprétations de la question, de recueillir pour une même consigne des idées aussi diverses que :

·        Des listes d’actions concrètes à mettre en œuvre

·        Des finalités très philosophiques

·        Des orientations politiques

·        Des remises en question de l’intérêt même de l’existence du groupe dans ces 5 prochaines années

·        De nouveaux enjeux

·        Des inquiétudes financières et des idées pour en venir à bout

·        De fines analyses du contexte général dans lequel devra se faire ce développement

·        Des billets d’humeur sur les dysfonctionnements de la municipalité

·        Des poèmes sur l’ambiance générale au sein du groupe ou de l’organisation

·        … certains exprimeront l’impossibilité d’après eux d’établir une projection à 5 ans, d’autres proposeront de travailler à 10 ans minimum…

·        Etc…

Toute consigne de réflexion trop précise interdit une telle diversité de réactions. Or c’est précisément à partir de cette diversité que pourra se faire un réel échange au sein du groupe sur les orientations à prendre, même si par la suite un certain nombre d’idées émises apparaissent saugrenues, redondantes, contradictoires ou hors sujet.

Le recueil d’idées sans consignes à Saint Julien

Lors de la première réunion du collectif « Mieux vivre à Saint Julien », il peut par exemple être intéressant de poser la simple et imprécise question « Notre commune et notre association dans 10 ans ». Sans même évoquer l’idée d’un plan d’action, ou des ébauches d’idées.

Si au contraire on cible le sujet en donnant comme consigne de réflexion « Quels sont les avantages et les inconvénients respectifs de tel site pour y construire une bibliothèque communale », tout un tas d’idées intéressantes ne pourront peut-être pas sortir, telles que « Il serait bien mieux de participer au développement du service de bibliothèque ambulante de la commune d’à côté », ou « Pourquoi pas associer une bibliothèque au projet de piscine communale », ou encore « Il me semble qu’il faut envisager une média-ludo-bibliothèque pour la commune », ou encore « il n’y a pas besoin d’une bibliothèque mais d’une cantine scolaire »…

La hiérarchisation et la synthèse des idées

Il faut régulièrement mettre de l’ordre, de la hiérarchie, du sens, dans le paquet d’idées recueillies, pour brosser une trame générale.

Certaines idées devront prendre plus d’importance, devenir des « fils directeurs ». D’autres devront apparaître comme des idées détaillant les grandes idées. Cette démarche peut être visualisée sous forme d’un document contenant des idées en vrac que l’on transforme en un document avec des titres et des idées organisées sous chaque titre :

La mise en évidence de « grandes idées » peut se faire de deux manières principales :

·        Soit un ensemble d’idées préexistantes sont regroupées (car elles se « ressemblent », elles « vont ensemble ») et leur résumé donne lieu à l’apparition d’une nouvelle idée. On est dans une démarche de synthèse.

·        Soit certaines idées déjà existantes apparaissent peu à peu comme des idées plus importantes que les autres et sont mises en avant. On est dans une démarche de hiérarchisation.

Naturellement ces deux démarches peuvent se faire conjointement.

La démarche de synthèse

Tenter de faire une synthèse en grand groupe génère des problèmes classiques de négociation (sur des formulations, sur les importances des idées…) qui risquent d’occuper tout le temps au détriment de l’élaboration elle-même. Il ne faut donc pas hésiter à confier cette étape à une personne ou à un petit sous-groupe. La synthèse devra alors être « validée » par le grand groupe, qui doit y reconnaître ses idées.

Voir aussi :

- Fiche pratique C3 (La méthode des papiers volants)

 

La démarche de hiérarchisation

Elle consiste à identifier quelles idées ont plus de poids que les autres. Le « poids » d’une idée peut mesurer l’importance qu’a cette idée auprès des participants, mais aussi le degré de pertinence par rapport à la problématique traitée, etc…

La hiérarchisation peut se faire en grand groupe. Au cours d’un simple débat libre faisant suite à un recueil d’idées, il est facile de constater que certaines idées seront plus commentées que d’autres. De même, certaines idées apparaîtront rapidement plus pertinentes que d’autres. L’écoute du groupe suffira donc souvent à hiérarchiser. Un bon animateur saura sans problème piocher dans le débat pour sortir les idées phare.

Respecter l’esprit du groupe

Durant cette phase de synthèse ou de hiérarchisation, il sera important de ne pas trop simplifier le corpus d’idées. Il faut en particulier :

·        Bien différencier les éléments qui sont de l’ordre du rationnel (faits, propositions d’actions, etc…) et les éléments qui sont de l’ordre de l’opinion personnelle, de l’analyse, de l’explication, etc…

·        Mettre en évidence les idées qui font débat, et donner les différentes familles d’opinion

·        Mettre en évidence les idées qui semblent partagées

L’enrichissement

L’émergence des idées phare (étape précédente) a réduit les possibles, donné des directions à la réflexion. L’étape d’enrichissement consiste à détailler les idées-phare.

 ou

 

Prolonger un travail de réflexion précédemment entamé

Lorsque le travail à mener fait suite à un travail précédemment réalisé, des situations spécifiques apparaissent qu’il faut prendre en compte.

La réactualisation du plan d’action de Saint Julien

Imaginons que le collectif « Mieux vivre à saint Julien » existe en fait depuis longtemps. 10 ans auparavant, un premier « Plan d’action » avait déjà été élaboré. Depuis cette époque, certaines propositions ont été mises en oeuvre, d’autres ont rapidement été oubliées, d’autres n’ont pas eu de suites concrètes mais continuent à faire régulièrement débat.

 Aujourd’hui il est décidé de réactualiser ce plan d’action. La question de la méthode de travail se pose :

·        Reprendre l’ancien plan d’action, et l’enrichir, le modifier, etc…

·        Redémarrer à zéro un nouveau plan d’action

Il y a deux familles de démarches possibles, chacune présente des écueils auxquels il faut veiller :

·        Repartir directement du premier travail risque de bloquer les idées nouvelles. Les participants, après avoir pris connaissance de la version précédente, vont en être imprégnés. Il leur sera difficile d’énoncer des idées réellement nouvelles, ou au contraire ne se « retrouvant pas » dans cette version précédente, ils risquent de se démobiliser, de ne pas comprendre leur rôle. Il n’est pas facile de remettre en question un document ou un travail existant, surtout s’il est bien présenté, bien argumenté…

·        Redémarrer le travail à zéro risque au contraire de faire perdre beaucoup de temps à réinventer l’eau chaude au lieu de se concentrer sur la nouveauté. Par contre, cela permet de bien impliquer les participants qui ont en main la totalité du projet et sont valorisés dans leur rôle de concepteur.

 Voir aussi

- Fiche pratique C3 (La méthode des papiers volants)

 

Les démarches de prise de décision

Les principes et démarches de prise de décision ne seront pas très développées ici car elles font l’objet d’un autre ouvrage de la série[11]. Nous vous invitons à vous y reporter si vous êtes particulièrement concernés par ces aspects. Nous allons cependant en évoquer les principaux aspects.

La prise de décision peut, si le sujet sur lequel elle porte est complexe, si le groupe est mal préparé, être une étape moins facile dans une réunion que les moments de simple information ou de réflexion collective. C’est à ce moment que se cristallisent les enjeux, les luttes de pouvoir, etc… Le respect de quelques principes de base peut cependant permettre d’apporter plus d’efficacité et de sérénité au travail.

Faire approprier le sujet par le groupe

En démocratie participative plus encore que dans d’autres modes de fonctionnement, le groupe doit être porteur de ce qui sera validé. Il doit avoir été amené à réfléchir sur la question bien en amont, il doit avoir été sollicité pour élaborer des propositions. C’est la meilleure méthode pour qu’il s’approprie le sujet, et qu’il soit prêt à le valider dans de bonnes conditions.

Cette appropriation passe en grande partie par le respect de 3 phases distinctes dans le cheminement qui mènera à la prise de décision, et que l’on appelle le processus décisionnel.

Le processus décisionnel : 3 phases à traiter dans l’ordre

Information

Validation

Construction collective


Ces trois phases doivent prendre le temps qu’il faut. Elles peuvent s’il le faut se dérouler sur plusieurs réunions consécutives. Les phases d’information et de construction collective sont détaillées dans le chapitre précédent.

Elaborer des propositions correspondant aux besoins et attentes du groupe

Qu’il s’agisse d’une courte motion, d’un document complet, d’un projet d’action, d’une décision très ponctuelle, le constat reste le même : il faut soumettre à validation quelque chose que le groupe « reconnaît », dans lequel il retrouve les idées qui ont circulé dans les étapes précédentes. Soumettre quelque chose qui est nouveau, ou qui contient des idées nouvelles ou très minoritaires dans les débats posera généralement problème.

L’élaboration de ces propositions, en fin d’étape de construction collective, doit se faire dans un esprit de respect des besoins et attentes du groupe, et non dans l’esprit d’imposer ses propres idées.

Passer à la validation au « bon moment »

Il est inutile, voire dangereux, de faire valider des propositions trop tôt. Une décision prise à une majorité faible sera moins suivie d’effets, moins appropriée, voire génératrice de conflits ultérieurs, etc…

Il est par ailleurs très utile de tester les propositions avant de les faire valider, c’est à dire de sonder le groupe de manière non décisionnelle pour voir où il en est sur la question. Si le sujet est encore mal maîtrisé, il peut être utile de revenir sur une phase d’information. Si le sujet est encore peu consensuel, il peut être utile de revenir à une phase de construction collective pour élaborer progressivement une proposition mieux acceptée.

Un certain nombre « d’allers-retours » peut ainsi être nécessaire avant de sentir que le groupe est prêt à valider la proposition. La phase de validation sera alors une simple formalité.

Le processus décisionnel peut prendre du temps, il faut le lui donner !

13/05/2012
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