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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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Démarche de projet : rappel

Au regard de tout ce qui a été dit dans les chapitres précédents, voici venu le moment de procéder à une synthèse plus opérationnelle.

La démarche de préparation et d’animation de réunions que nous proposons repose sur 3 axes de travail, à mettre en œuvre avant et pendant la réunion :

·        Donner du sens à la réunion. Les participants doivent savoir pourquoi ils sont là, pourquoi il est utile et important de travailler sur les sujets proposés, quel est leur rôle. La précision de ce sens est évidemment à mener lors de la phase de préparation.

·        Tirer le meilleur du groupe, en mettant pleinement en œuvre les 4 « forces » du principe de réunion, et en limitant les effets négatifs du groupe.

·        Respecter les personnes. Les fonctionnements personnels des participants doivent être pris en compte. Une attention particulière doit être portée à ce que les participants n’approchent pas de leurs limites personnelles.

La « démarche de projet » (voir encadré ci-dessous) apporte des outils méthodologiques qui permettent de mettre en œuvre ces axes de travail.

La démarche de projet

La démarche de projet est une manière de faire travailler un groupe qui repose sur quelques principes simples :

·        L’appropriation du projet par le groupe, qui définit lui-même ses objectifs et les moyens qui seront mis en œuvre

·        La mise en œuvre de démarches collectives, qui permettent aux personnes de progresser au contact des autres, et au projet de bénéficier des apports de tous

·        L’alternance entre divers modes de travail

 

La démarche de projet est particulièrement adaptée à un fonctionnement en démocratie participative, et s’applique entre autres avec bénéfice à la préparation et au déroulement d’une réunion. Nous allons maintenant détailler, dans les pages suivantes, la manière dont on peut mettre en œuvre une démarche de projet lors de la préparation et de l’animation d’une réunion.

L’appropriation de la réunion par les participants

L’appropriation de la réunion par les participants est le premier élément indispensable à la réussite de cette réunion. C’est souvent cette appropriation qui engendrera la motivation des personnes présentes, et leur capacité à apporter une contribution utile et efficace.

Pour que l’appropriation se fasse, il faut que les participants ressentent la réunion comme « leur » réunion. Deux démarches permettent d’aller dans ce sens :

 

Donner aux participants la possibilité d’intervenir dans le choix des contenus de la réunion

Les contenus de la réunion, ce sont les sujets qui y seront traités. Ces contenus se préparent évidemment bien avant la réunion elle-même. Cette préparation aboutit à la production d’un ordre du jour et d’un planning.

Associer les participants à l’établissement de l’ordre du jour.

Etablir l’ordre du jour constitue déjà une partie du travail de réflexion, car il nécessite de s’interroger sur les importances respectives des différents sujets potentiels. Solliciter les participants durant cette étape permet que chacun arrive à la réunion dans un état de préparation intellectuelle très supérieur à celui que l’on constate lorsqu’un ordre du jour établi par quelqu’un d’autre est simplement transmis pour information aux participants quelques jours avant, ou au pire sur le moment.

Permettre aux participants d’intervenir sur le planning durant la réunion.

Il est fréquent que les débats mettent à jour de nouvelles pistes, de nouveaux problèmes à résoudre, des manques d’information… Sans systématiquement défaire les ordres du jour préparés, il est parfois très important de savoir remettre un programme en question pur répondre à des demandes immédiates de participants.

 

Donner aux participants la possibilité de participer à l’animation de la réunion

Une réunion ne peut pas se dérouler « toute seule ». Elle nécessite un travail d’animation générale qui recouvre notamment l’animation des débats, le pilotage « politique » de la réunion, le secrétariat, l’organisation technique, les interventions sur le fond, etc …

Chaque fois que c’est possible, ces rôles doivent être assurés par des participants.

Dans quels cas peut-on confier des fonctions-clé aux participants ?

Il n’est évidemment pas question, dans une réunion publique rassemblant des personnes ne se connaissant pas et ne sachant pas exactement ce dont il retourne, de confier « à la volée » des rôles-clé aux participants. Ce serait une catastrophe méthodologique (tous ces rôles nécessitent un savoir-faire, une connaissance des sujets à traiter ou une perception aiguisée des enjeux et du contexte) et probablement une violence pour ceux qui les assumeraient et/ou les participants.

Ces fonctions peuvent par contre avec bénéfice être confiées aux participants dans le cas de réunions de groupes constitués, rassemblant à de multiples reprises des personnes qui ont donc l’habitude de travailler ensemble.

Cette démarche est tout d’abord consommatrice de temps, car il faut guider les personnes qui prennent en charge de tels rôles, les former, les soutenir dans l’action parfois, mais à terme cela se révèle payant à plusieurs titres. Cela améliore la maturité du groupe qui comprend mieux comment il fonctionne, cela économise du travail au coordinateur de la préparation, etc…

13/05/2012
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