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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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Des fonctions utiles

Une réunion ne peut pas se dérouler toute seule. Elle doit être préparée, animée… Des personnes doivent assumer ces fonctions. Cela demande du temps. Mais ce temps sera largement remboursé par l’efficacité qu’il permettra d’obtenir pendant la réunion.

Dans les pages qui suivent, nous allons détailler un certain nombre de fonctions qui peuvent être utiles au bon déroulement d’une réunion. Il faut préciser que le nombre de personnes prenant en charge ces fonctions dépend naturellement de l’importance de la réunion (voir encadré ci-dessous).

Pour ou contre le cumul des fonctions ?

Confier chaque fonction à une personne différente est un atout pour la qualité de la réunion. Cela n’est pas toujours facile, pour plusieurs raisons :

·        On n’a pas toujours sous la main suffisamment de personnes pour différencier les fonctions.

·        Il faut rester raisonnable : une petite réunion de 5 personnes ne nécessite pas un groupe garant, 3 animateurs, un secrétaire, 5 intervenants, etc…

Il est donc parfois nécessaire qu’une personne cumule plusieurs fonctions. Il faut cependant éviter d’aller vers le cas extrême, hélas souvent observé, ou une seule personne est à la fois animatrice d’une discussion, garante, secrétaire… et participante ! Ce genre de situation favorise les dérapages de tous ordres (orientation des discussions dans un sens ou un autre, occupation du temps de parole par l’animateur lui-même…), et nous éloigne en tout cas beaucoup de la recherche d’une démocratie participative !

A l’extrême l’inverse, dans le cas d’un grand groupe et d’une réunion longue, chaque fonction pourra être assurée par toute une équipe (exemple de l’organisation d’une très grosse Assemblée Générale dans laquelle il y a 10 animateurs d’ateliers).

Voici une synthèse graphique de l’ensemble des fonctions utiles à la préparation et l’animation d’une réunion, et de la manière dont elles interagissent.

Les personnes qui assurent ces fonctions ne peuvent pas participer tout à fait « normalement » à la réunion. Elles seront en effet partiellement ou totalement occupées par leur fonction et donc en quelque sorte détournés du « fond » des débats. Le fait qu’elles aient une mission particulière, donc un pouvoir que n’ont pas tous les participants, les oblige également à une certaine réserve.

L’institution de fonctions claires au sein du groupe contribuera à l’instauration d’un climat de confiance entre les participants. La confiance fera reculer la peur et permettra ainsi d’animer des temps de réunions bien plus efficaces, et bien sûr, plus conviviaux. C’est le début d’un cercle vertueux.

 

Le garant, ou le groupe garant

La mission du garant est de veiller globalement à la meilleure mise en œuvre possible du processus décisionnel, de manière à ce que son déroulement respecte bien les principes de la démocratie participative, et que les contraintes liées au groupe, aux personnes et aux sujets à traiter soient bien prises en compte.

Le garant est fortement associé (voire même animateur) à la préparation de la réunion : il participe forcément à l’élaboration de l’ordre du jour et du planning, puis à la mise en place des méthodes de travail mises en œuvre.

Pendant la réunion, il veille à la bonne mise en œuvre du programme préparé, tout en étant prêt à modifier ce programme si le besoin s’en fait sentir, soit parce que le programme ou les méthodes de travail prévus se révèlent inefficaces, soit parce que de nouveaux éléments sont apparus.

La fonction de garant n’est pas toujours facile : elle est faite de beaucoup de doute, comme « la discussion est-elle en train de s’enliser, ou une idée miracle va être émise bientôt qui va relancer le travail de construction », ou « Est-ce que l’animateur ne serait pas un peu dépassé, là ? », ou encore « Tiens, en principe sur cette discussion il n’y avait pas d’enjeu décisionnel, et tout d’un coup j’ai l’impression qu’il y en a un, est-ce qu’il faut modifier la démarche de travail ? »

Dans ces moments de doute, il est bien sûr extrêmement difficile de décider d’interrompre ou de modifier une séquence. C’est essentiellement pour cette raison qu’il vaut mieux mettre en place un groupe garant, composé de plusieurs personnes (2, 3, 4… selon l’importance du grand groupe). Ce groupe garant a ainsi l’occasion d’échanger, de conforter mutuellement une impression, avant de prendre une décision. Moins les personnes ont d’expérience dans le pilotage de moments décisionnels, plus il est utile d’être nombreux. Dans l’idéal, le groupe garant est composé d’un échantillon représentatif de l’ensemble des participants, en terme d’opinions, d’expérience, etc… 

Si elle peut être difficile, cette fonction de garant est très utile, très formatrice et souvent gratifiante. Lorsqu’un temps de travail est « enlisé », que de la tension apparaît, que la discussion tourne en rond, les participants sont souvent en attente d’une intervention qui va améliorer, débloquer… l’intervention d’un garant, qui propose par exemple d’interrompre momentanément le travail et de le reprendre plus tard sous une autre forme, sera souvent perçue non pas comme une prise de pouvoir abusive, mais comme salvatrice !

En démocratie participative il est important de faire tourner, d’une réunion à l’autre, la fonction de garant au sein du groupe.

Voir aussi :

- Fiche pratique D2 (Etre garant d'une réunion)

 

L’animateur

On parle ici d’animateur de séquence, et non pas d’animateur « tout court », car dans le cas d’une réunion longue (plus de 3 heures), il est fortement souhaitable que plusieurs animateurs se relaient en prenant chacun en charge une séquence donnée, pour garder un haut niveau d’attention (l’expérience montre qu’il est difficile d’être animateur performant au delà de 1 heure ½). Dans ce cas un animateur général assure la continuité de la réunion et fait le lien entre les différents animateurs de séquence.

Si la réunion est courte, un seul animateur peut suffire.

La légitimité de l’animateur

La fonction d’animateur cristallise beaucoup de fantasmes : il est souvent perçu comme « la » personne qui a « le » pouvoir sur le déroulement de la réunion. Or l’animateur a UN pouvoir : celui de faire en sorte que le groupe donne le meilleur de lui-même. Il ne doit pas avoir de pouvoir particulier sur le fonds des débats et les décisions prises.

Compte-tenu des enjeux qui pèsent sur cette fonction, pour pouvoir travailler correctement l’animateur doit être légitime aux yeux des participants. Cette légitimité s’obtient en définissant clairement sa fonction.. Il est par exemple possible d’établir un contrat d’animation entre l’individu et le groupe. Ce contrat est utile à l’animateur (il lui permet d’assumer pleinement et sereinement sa position pouvoir) et rassurant pour le groupe car il permet de contrôler l’animateur.

Si la fonction de l’animateur n’est pas clairement établie, ou s’il n’y a pas d’animateur désigné, alors des personnes vont spontanément prendre ce rôles, et la qualité du résultat n’est pas garantie.

Le profil de l’animateur

La fonction d’animateur est un rôle difficile, car il est vraiment « au charbon » pendant toute la durée de la séquence. Interrompre une discussion au bout du temps imparti, demander aux participants de modifier en direct le planning s’il n’est pas tenu… voilà des situations au mieux désagréables, au pire assez destabilisantes ! Car la pression des participants se fait sentir : l’envie de continuer sur la lancée, d’aboutir dans la discussion, de faire entendre son propre point de vue… sont autant de réticences à laisser l’animateur s’interposer.

Il faut donc savoir être ferme, tout en laissant la porte complètement ouverte aux propositions des participants. L’animateur est bien là au service des participants et non pour imposer une démarche.

L’animateur doit de préférence être peu impliqué personnellement par les sujets qui sont traités, afin de garder tout le recul nécessaire à sa fonction. En principe, il ne devrait pas s’exprimer sur le fond du débat durant sa période d’animation.

Un travail d’équipe

L’animateur travaille de manière rapprochée avec le garant, qui lui apporte son recul par rapport à la situation générale, à la manière dont il ressent les choses, et peut lui donner des conseils, voire des directives, si la situation l’exige.

Il est recommandé de changer d’animateur à chaque séquence autonome, car il est difficile de se maintenir dans ce rôle trop longtemps sans se déconcentrer, ou sans tomber dans des excès (fermeté excessive, ou au contraire « lâcher-prise »).

En démocratie participative il est très important de faire tourner la fonction d’animateur au sein du groupe. Cela permet à chacun de mieux comprendre les difficultés de la tâche, et à mieux en respecter les principes ensuite.

 

Voir aussi

- Fiche pratique D5 (Etre animateur d'une séquence)

 

Le secrétaire de séquence

L’écrit à une importance vitale dans les groupes humains. Seul l’écrit reste. Le secrétaire a donc un rôle fondamental de mémoire. S’il transcrit de travers, s’il simplifie trop, s’il ne synthétise pas assez, l’essence du débat risque d’être perdue.

La fonction de secrétaire est donc pointue. Elle nécessite des compétences particulières, qui s’apprennent peu à peu.

Le secrétaire de séquence pourra avoir plusieurs types de missions :

·        Soit la prise de note sur l’ensemble des débats, pour garder une trace

·        Soit la reformulation et la hiérarchisation des idées, pour essayer d’identifier au fur et à mesure les idées fortes et intéressantes. Cette seconde approche peut parfois se faire en direct, au vidéoprojecteur, qui permet aux participants de suivre ensemble. Attention, cette manière de procéder est extrêmement efficace si elle est effectuée par une personne qui connaît bien les sujets et leurs enjeux, qui a une bonne capacité de synthèse… et qui sait utiliser un clavier ! Elle peut être dispersante ou destabilisante dans le cas contraire.

 

Les intervenants sur le fonds

Ce sont des personnes qui connaissent le sujet ou un aspect du sujet « mieux » que les autres participants. Il leur est demandé d’apporter des éclairages sur la discussion pour l’accélérer, l’enrichir, mettre à niveau les participants…

Il est utile que leur intervention soit cadrée à l’avance par l’animateur. Il vaut mieux tabler sur des présentations courtes et éclairantes, avec supports écrits ou visuels à l’appui, pour éviter le risque de donner trop de place aux intervenants, qui monopolisent le temps de parole en laissant moins de place au débat.

L’intervention peut également entraîner les débats ultérieurs du groupe dans une direction unique, c’est pourquoi il peut être utile de faire appel aux intervenants dans le courant du débat et non pas forcément dès le début.

 

Le coordinateur

La préparation et l’animation d’une grosse réunion nécessitent la mise en place d’une petite équipe. Cette équipe doit elle-même être animée et coordonnée. Une nouvelle fonction devient alors utile : celle de « coordinateur ». Cette personne aura un rôle central durant toute la phase de préparation et durant le déroulement de la réunion.

Voir aussi :

- Fiche pratique D6 (Etre coordinateur d'une réunion)

 

Les participants

En démocratie participative, ils doivent être les acteurs essentiels des processus décisionnels, il doivent donc également garder un regard affûté sur le déroulement de la réunion. Ce sont eux qui doivent porter l’élaboration des idées, la validation des propositions… En cas de « dérapage » (prises de pouvoir, prise de décisions de manière non démocratique…) c’est à eux de reprendre le contrôle et de remettre en marche le fonctionnement participatif… S’ils le veulent, ils ont le pouvoir. S’ils sont passifs, la porte est ouverte aux dérives.

Dans la pratique, on observe plusieurs types de comportements spontanés des participants par rapport à la manière dont se déroule un processus décisionnel :

·        Il y a ceux qui laissent faire les autres, qui n’interviendront jamais sur la forme des débats, qui prennent la parole si on la leur donne mais ne protestent pas si on ne la leur donne pas

·        Il y a ceux qui demandent du cadre, de la clarté… sans forcément avoir de démarche de travail à proposer

·        Il y a ceux qui essaient d’améliorer les choses… sans que leurs propositions améliorent forcément les choses

·        Il y a ceux qui profitent du manque de règles pour s’imposer ou imposer leurs points de vue

·       

Il faut certes comprendre et respecter cette diversité de comportements, mais pas accepter n’importe quoi… Chaque participant doit se sentir garant des principes de base, et réagir d’une manière ou d’une autre si ces principes ne sont pas respectés.

Dans l’idéal, chacun devrait être vigilant à deux niveaux :

·        en veillant à ce que son propre comportement respecte les principes de la démocratie participative

·        en veillant à ce que le fonctionnement du groupe et l’avancée du processus décisionnel dans son ensemble respectent également ces règles

… tout en continuant à travailler sur le fond, à élaborer sa propre opinion concernant le sujet en cours de travail. Cela fait beaucoup, trop probablement pour un participant normal, c’est pourquoi il est si important que des personnes soient désignées (animateur, garant, etc…) pour avoir encore plus cette vigilance sur la forme. N’empêche, les participants pourront avoir à intervenir sur la forme des débats, il faut le savoir, et s’y tenir prêt.

 

Voir aussi :

- Fiche pratique D1 (Etre simple participant à une réunion)

13/05/2012
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