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Marc Lemonnier
Démocratie participative
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La réunion, première approche

Il n’existe et n’existera jamais deux réunions semblables. Elles diffèrent tant par les motivations qui les suscitent que par les personnes qui y assistent, les sujets qui y sont traités, etc… Voici quelques aspects-clé utiles à connaître ou comprendre.

Une réunion peut avoir de nombreux objectifs.

Les différents objectifs d’une réunion

  • Apporter une information. Ce genre de réunion peut s’apparenter à une conférence. Exemple : réunion publique d’information sur les violences familiales, organisée par la Ligue contre les violences familiales.

  • Réfléchir ensemble sur un sujet. Exemple : réunion publique de réflexion sur la progression de l’extrême-droite, suscitée par une association locale d’animation de quartier.

  • Constituer un groupe. Exemple : réunion publique constitutive d’une association de défense de l’environnement des coteaux du Vivarais, réunion publique constitutive d’un groupe de réflexion religieuse.

  • Lancer un nouveau projet, une nouvelle réflexion.. Exemple : réunion d’un groupe de travail d’une association de développement agricole du Beaufortain pour lancer l’écriture d’une charte de qualité du fromage de Beaufort.

  • Faire avancer un projet. Exemple : réunion d’un groupe de travail pour terminer la préparation du Téléthon sur la commune.

  • Assurer le suivi du fonctionnement général d’un groupe et de ses projets. Exemple : réunion d’un Conseil d’Administration associatif pour faire un bilan intermédiaire des actions et projets de l’année en cours.

  •  Souder un groupe, renforcer les liens interpersonnels, renforcer le « sentiment de groupe ». Il est rare que ce genre d’objectif constitue la seule motivation de l’organisation d’une réunion. Généralement, ce sont des objectifs que l’on cherche à atteindre en plus d’un autre objectif, en pensant le déroulement de la réunion pour qu’elle soit conviviale.

  • Impliquer des personnes. Il faut pour cela leur permettre de s’approprier les projets et leur donner envie de s’y investir, généralement en leur apportant des éléments d’information et de réflexion, mais aussi en leur donnant les moyens d’apporter leurs propres visions des choses. Exemple : réunion d’une Assemblée Générale associative, durant laquelle on travaille sur le programme d’activités de l’année suivante.

Bien souvent, une même réunion cumule plusieurs de ces objectifs. Ainsi, une réunion de Conseil d’Administration correctement pensée devrait se donner simultanément pour objectifs d’assurer le suivi général de l’association et de ses projets, d’impliquer les personnes dans les projets, et de souder le groupe.

On constate par ailleurs que plusieurs de ces objectifs (essentiellement les derniers cités) concernent essentiellement ce que l’on appelle des « groupes constitués ». Les premiers objectifs, quant à eux, se rencontrent plutôt à l’occasion des réunions « publiques ». Le chapitre suivant va nous permettre d’affiner ces nuances importantes.

Qui réunit-on ?

Il est pratique de classer les réunions en trois familles principales, en fonction de la manière dont sont choisies les personnes qui y participent :

·        Les réunions ouvertes. Ce sont les réunions dont l’accès est ouvert à toute personne qui le souhaite. L’organisateur ne sait pas a priori qui participera, donc quels rôles pourront jouer les participant durant la réunion ou après. Ce genre de réunion peut donner lieu, par la suite, à la mise en place d’un groupe permanent, qui aura d’autres occasions de se réunir, cette fois sous forme de « réunions de groupes constitués » (voir ci-dessous). Le cas extrême de réunion ouverte est la réunion publique, dont l’annonce est carrément pensée pour toucher toute une population (affiches dans les lieux publics, encarts dans les médias généralistes, etc…). Exemple : une réunion publique suscitée par quelques particuliers à la suite de l’annonce de la construction prochaine d’une autoroute sur la commune

·        Les réunions fermées. La réunion n’est pas ouverte à tous. L’accès est réservé aux personnes invitées par l’organisateur. Celui-ci a donc généralement une première idée des rôles que peut jouer chacun. Exemple : Réunion de lancement de la réflexion sur l’organisation du traitement des eaux dans la communauté de communes. Invités : le Sous-Préfet, le directeur de l’entreprise de traitement des eaux, le représentant local des Verts, le Directeur Régional de l’Environnement, etc…

·        Les réunions de groupes constitués. La réunion n’est pas ouverte à tous, mais aux membres d’un « groupe constitué », c’est à dire un ensemble de personnes qui appartiennent à un groupe permanent, existant avant et au delà de la réunion. Exemple de réunion de ce type : Assemblée Générale ou Conseil d’Administration d’une association, ensemble de personnes travaillant sur un projet commun, etc…

 

Chacune de ces familles de réunion a ses caractéristiques (voir tableau page suivante), ses ambiances propres, ses règles explicites ou implicites. Chacune, pour se dérouler au mieux, fera l’objet de démarches de travail appropriées.

Comparaison des caractéristiques des trois familles de réunions

 

Réunions de groupes constitués

Réunions ouvertes

Réunions fermées

Objectif

Suivi général des actions et projets du groupe.

Constitution d’un groupe, lancement d’une réflexion ou d’une action.

Lancement d’une réflexion ou d’une action.

Contenus

On y traite de plusieurs sujets, avec selon les sujets de l’information, de la réflexion et de la prise de décision.

On traite un seul sujet (celui qui a suscité la réunion). Il y a souvent beaucoup d’informations et de réflexions à mener

On traite un seul sujet (celui qui a suscité la réunion). Il y a souvent un peu d’information, un peu de réflexion, et de la prise de décision.

Occasion

Pas besoin d’occasion particulière.

Emergence d’un besoin, d’une demande ou d’une proposition d’action, d’information ou de réflexion

Emergence d’un besoin, d’une demande ou d’une proposition d’action, d’information ou de réflexion

Nombre et fréquence des réunions

A intervalles réguliers (quelques jours, quelques semaines ou quelques mois).

Une seule ou peu de réunions.

Une seule ou peu de réunions, le temps de remplir les objectifs

Initiative de la réunion

Personne n’a besoin de prendre l’initiative pour qu’elle ait lieu.

Une personne ou un petit groupe de personne doit prendre l’initiative de l’organiser et d’y inviter des gens

Une personne ou un petit groupe de personne doit prendre l’initiative de l’organiser et d’y inviter des gens.

Participants

Les membres du groupe concerné

Toute personne qui le désire (invitation ouverte). L’organisateur ne sait pas a priori quel rôle pourra prendre chacun dans la réunion ou dans l’action.

Les personnes invitées par l’organisateur. L’organisateur a en général une première idée du rôle que peut jouer chacun dans la réunion ou dans l’action.

Stabilité du groupe et des méthodes de travail

Mêmes participants à chaque fois. Les gens se connaissent, des habitudes de fonctionnement sont installées.

Les participants ne se connaissent a priori pas. Il n’y a pas d’habitude de travail commun.

Souvent les participants se connaissent « de réputation » mais pas forcément de visu.

Ce tableau n’a qu’une valeur indicative : les caractéristiques qui y sont proposées pour chaque type de réunion ont été régulièrement observées, mais ne constituent pas une règle absolue. De plus, des catégories intermédiaires ou supplémentaires de réunions pourraient probablement être définies, les critères pourraient être affinés, etc…

Quelques caractéristiques importantes d’une réunion

Les aspects suivants auront des répercussions sur la manière dont se feront la préparation et l’animation de la réunion.

Le nombre de personnes réunies

En dessous de 10 personnes on peut considérer qu’on a affaire à un petit groupe. Le temps d’expression individuelle est satisfaisant même pour une réunion de courte durée. Les difficultés dues aux négociations sont limitées. Les prises de décision peuvent parfois s’envisager au consensus. Si les participants sont habitués aux méthodes de travail de la démocratie participative, il est même possible de se passer d’animateur.

Entre 10 et 30 personnes, on parlera de moyen groupe. Les temps d’expression individuelle deviennent très courts en grand groupe, il est nécessaire de passer de temps à autres en sous-groupes et donc de mettre en place des systèmes de synthèse-retransmission. Les prises de décision nécessitent généralement des votes formels, car le sentiment de consensus est plus difficile à obtenir. La présence d’animateurs devient indispensable, même au sein de groupes très habitués aux méthodes de la démocratie participative, ne serait-ce que pour distribuer la parole.

Au delà de quelques dizaines de personnes, on parle de grand groupe. L’essentiel des travaux de réflexion et de construction doit se faire en sous-groupes, seules les phases d’information et de validation finale doivent se faire en groupe complet. Les phases de validation doivent être à la fois très formelles et très ouvertes (possibilités multiples d’estimer la pertinence d’une proposition avant le vote). L’animation nécessite une équipe complète, avec plusieurs animateurs, un groupe garant, etc…

La durée de la réunion

La durée moyenne de concentration continue d’une personne est de 1 heure ½. Si l’ordre du jour nécessite une durée plus longue, il est nécessaire de scinder la réunion en plusieurs séquences d’une heure ½ maximum, séparées par des pauses d’une demi-heure. Ces éléments nous permettent de classer les réunions en fonction de leur durée :

A 1 heure ½ ou moins on parle de réunion courte. L’ensemble des travaux peut se faire en une seule séquence[5]. Un seul animateur suffit, quelle que soit la taille du groupe, car la durée très courte ne laisse pas le temps de passer en sous-groupes.

Entre 3 et 6 heures, on parle de réunion de durée moyenne. Il y a plusieurs séquences de travail, donc plusieurs animateurs et une personne chargée de la cohérence générale de la réunion (le « garant »). La durée nécessite souvent une pause-repas, ce qui introduit une nouvelle dimension (temps « off » qui peut être convivial) à la réunion.

Voir aussi :

- Fiche pratique D2 (Etre garant d'une réunion)

Au delà de 8 heures, on parle de réunion longue. Il y a de nombreuses séquences de travail, donc beaucoup de personnes à l’animation. La durée est suffisante pour que le groupe « se constitue ». Pour les cas les plus longs il est nécessaire de travailler sur plusieurs journées, ce qui introduit la notion de soirée, qui peut apporter beaucoup à la convivialité.

Le nombre de sujets à aborder

Dans le cas le plus simple, la réunion est dédiée à un seul sujet. Il suffira de mener un seul processus de travail (information, puis réflexion, puis éventuellement prise de décision). Ce cas est généralement le plus facile à mener car les participants n’ont pas besoin de « zapper » en permanence, ils se concentrent sur un seul objet et progressent ensemble.

Mais une réunion sert fréquemment (en particulier pour les groupes constitués) à traiter plusieurs sujets. Il sera alors nécessaire de mener plusieurs processus de travail, soit les uns après les autres, soit de manière entrecroisée (information sur plusieurs sujets, puis réflexion sur plusieurs sujets, puis prise de décision sur plusieurs sujets). Pour ne pas rendre la réunion fatigante et dispersante pour les participants, il est alors nécessaire de leur donner le temps nécessaire et de leur proposer des démarches de travail appropriées.

La complexité des sujets

Certains sujets sont faciles à traiter : les principales orientations possibles sont évidentes, les membres du groupe sont globalement d’accord, etc…

Inversement, un sujet peut être complexe à traiter pour plusieurs raisons :

·        Il y a beaucoup d’enjeux sur ce sujet : soit les répercussions seront importantes, soit il y a une composante affective très forte et les personnes seront très exigeantes

·        Le sujet présente de nombreuses facettes, mêle de nombreuses causes et de nombreux effets, les familles de solutions sont nombreuses et embrouillées, etc…

Le temps consacré à un sujet devra être d’autant plus important que le sujet est complexe.

La « taille » de la réunion ?

Il n’y a pas encore à ce jour d’unité de mesure pour caractériser la « taille » d’une réunion ! Il est pourtant pratique d’évaluer si l’on prépare une « petite » ou une « grosse » réunion. Les implications en terme de temps de préparation nécessaire, de personnes impliquées, etc… ne seront pas les mêmes. Sans vouloir prétendre à une démarche scientifique d’estimation, voici une proposition de classification de la taille des réunions, qui servira à mieux nous comprendre dans le reste de l’ouvrage, et vous permettra de positionner vos propres réunions. Cette estimation de taille s’obtient en croisant deux des caractéristiques précédemment décrites : le nombre de participants et la durée de la réunion.

Ce graphique ne prend pas en compte des facteurs comme : la complexité des sujets à traiter, le niveau de maturité du groupe rassemblé, le niveau d’enjeu sur les sujets traités, etc… Autant de facteurs qui rendront plus ou moins faciles la préparation et l’animation de la réunion, et pourront parfois donner à une petite réunion des allures de grosse, ou vice versa.

13/05/2012
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