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"Sacré mont Blanc"
Chez
Marc Lemonnier
Démocratie participative
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A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion

En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter. Il est pour cela conseillé de procéder en trois étapes :

 

1 - Recueillir toutes les propositions et demandes

Les sujets traités lors d’une réunion doivent concerner les préoccupations réelles et directes des membres du groupe concerné. Il est donc important de les solliciter pour recueillir des propositions de points à traiter.

·        Si, au sein du groupe, il y a un sous-groupe de personnes identifiées comme « dirigeants » (exemples : le bureau associatif au sein d’un Conseil d’Administration, l’animateur du groupe de travail, le garant de la réunion…), lui demander d’établir une première liste de sujets à traiter.

·        Contacter bien à l’avance toutes les personnes qui seront conviées à la réunion (par liste de diffusion sur internet, par courrier, téléphone…), 3 ou 4 jours avant pour une petite réunion, plusieurs semaines voire plusieurs mois à l’avance pour une grand-messe très importante.

·        Leur donner la date et l’objectif général de la réunion. Leur donner la liste des premiers sujets à traiter si certains ont déjà été identifiés.

·        Leur demander de compléter la liste avec les sujets qu’ils souhaitent aborder lors de la réunion. Durant cette étape, il ne faut pas qu’il y ait de limitation. Il s’agit de bien comprendre tout ce qui préoccupe les membres du groupe.

 

2 - Sélectionner les sujets qui seront réellement traités

Le recueil de toutes les propositions engendre généralement un « inventaire à la Prévert » : on se retrouve avec beaucoup plus de sujets que ce que l’on pourra traiter, des thèmes disparates et de niveaux très différents. Il faut donc y associer une seconde phase durant laquelle on réduit et on organise l’ordre du jour, en se posant les questions suivantes :

·        Quel est le degré d’urgence de tel sujet ?

·        Ce sujet a-t-il déjà été abordé ? Avec quel résultat ? Est-il nécessaire d’en faire un historique ?

·        Le groupe qui travaillera est-il légitime pour prendre une décision sur ce sujet, ou faut-il renvoyer le sujet vers un autre lieu de décision ?

·        Est-ce le « bon moment » pour engager une réflexion sur tel sujet ou sera-ce plus approprié à un moment ultérieur ?

·        Ce sujet mérite-t-il qu’on s’y penche ? Il faut savoir que présenter de manière formelle un sujet devant un groupe en lui demandant « que pensez–vous de ce sujet » lui donne toujours de l’importance aux yeux du groupe, qu’il en ait réellement ou non. Un temps précieux peut ainsi être perdu à discuter de choses sans importance, générant d’ailleurs souvent un malaise dans le groupe qui ne comprend pas lui-même pourquoi il travaille sur ce sujet. Prudence donc !

·        Y a-t-il une décision à prendre sur ce sujet ?

·        Etc…

La réponse à ces questions permet d’affiner l’ordre du jour :

·        Regrouper les sujets proches au sein de sujets génériques,

·        Renvoyer certains sujets vers d’autres réunions, d’autres groupes de travail, etc.

·        Subdiviser certains sujets trop vastes en plusieurs sous-sujets

·        Hiérarchiser l’importance des sujets.

Cette étape doit être menée par un sous-groupe bien au courant des sujets évoqués. Si un garant ou un groupe garant a été désigné pour piloter la réunion, il est chargé de piloter cette étape.

 

3 - Fixer clairement les objectifs du travail sur chaque sujet

A chaque point d’ordre du jour retenu, associer un objectif à atteindre. C’est important car l’objectif énoncé va changer le contenu du débat. Par exemple, si les participants savent qu’aucune décision ou validation n’est à l’ordre du jour, la nature même de leur propos sera généralement plus libre, plus imaginative ou utopiste. Par contre si une décision est nécessaire, les participants vont se focaliser sur la recherche d’un consensus ou sur le compromis entre plusieurs objectifs.

Les différents types d’objectifs à atteindre concernant un sujet

Informer                                                                     Identifier des pistes de travail

Faire approprier le sujet par le groupe             Concevoir des solutions

Faire prendre conscience des enjeux                           Prendre une décision

Faire avancer la réflexion

L’objectif choisi pour chaque sujet doit être clairement exprimé dans l’ordre du jour envoyé par les participants.

 

4 – Faire un retour d’information vers le groupe

Renvoyer aux membres du groupe l’ordre du jour définitif. Leur laisser une dernière occasion de réagir s’ils ont des critiques ou des propositions à faire.

Un exemple d’ordre du jour

 Ordre du jour de la réunion du 25/10

Sujets à traiter                                                                                 Objectifs

Sujet n°1 : La situation actuelle au niveau du Ministère  

à Présentation                                                                                  Information

Sujet n°2 : Préparation de l’AG

à Etat des lieux                                                                                 Information

à Préparation de la logistique                                                Concevoir des solutions

à Choix des intervenants (suite aux premières propositions)   Prendre une décision

 

Sujet n°3 : Premières orientations pour l’année prochaine

à Premières pistes                                                                            Information, faire approprier le sujet

à Brainstorming                                                                                Recherche de nouvelles pistes

 Merci de faire vos dernières propositions ou commentaires avant le 15/10

13/05/2012
A1 : Préparer sa première réunion A3 : Etablir le planning de la réunion
A lire dans cette rubrique
A1 : Préparer sa première réunion.
Si vous êtes perfectionnistes, la préparation et l’animation de réunions respectant les principes de la démocratie participative vous permettront de vous régaler car il est toujours possible de faire mieux, plus performant, plus efficace, plus participatif.
A2 : Préparer l'ordre du jour d'une réunion.
En démocratie participative, la préparation d’un ordre du jour nécessite que l’on porte une attention toute particulière à associer les participants au choix des sujets à traiter.
A3 : Etablir le planning de la réunion.
Le planning est construit à partir de l’ordre du jour, mais il apporte beaucoup de précisions supplémentaires, comme la durée de la réunion, l’ordre de traitement des sujets, les durées de travail consacrées à chaque sujet, les méthodes de travail employées, les configurations de groupes, etc.
A4 : Préparer la logistique de la réunion.
La logistique des réunions n’est évidemment pas l’objet central de cet ouvrage. Voici tout de même, sous forme d’inventaire à la Prévert, quelques aspects auxquels il sera utile de penser pour améliorer les conditions du travail, et donc sa qualité.
A5 : Préparer les débats.
Durant cette phase, le coordinateur s’assure que chaque sujet à traiter est préparé comme il faut, c’est-à-dire que tous les atouts seront réunis pour que le travail avance au mieux sur ce sujet.
A6 : Préparer et mener une séquence d'information.
L’apport d’information est la première étape d’un processus décisionnel (qui en comprendra ensuite 2 autres : la réflexion et la prise de décision), mais elle peut aussi être utilisée en tant que tel, juste pour informer le groupe, ou pour lancer une réflexion sans objectif décisionnel.
A7 : Préparer une réunion de taille moyenne.
La présente fiche se positionne dans le cas de figure d’une réunion d’importance moyenne (une journée, une trentaine de participants).
A8 : Préparation d'une grosse réunion.
La préparation d’une grosse réunion (exemple : plusieurs dizaines à plusieurs centaines de personne durant plusieurs jours) suit la même logique chronologique générale que pour une petite, mais nécessite une grosse équipe de préparation et d’animation.
A9 : Préparer une réunion pour un groupe qui n'a pas l'habitude de la démocratie participative.
Comment faire lorsque le groupe que l’on doit réunir ne sait pas ce qu’implique concrètement de travailler en démocratie participative ?
B1 : Animer sa première réunion.
L’objet de cette fiche très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier.
B2 : Introduire la réunion.
Les premiers instants d’une réunion sont très importants. C’est à ce moment que l’ambiance s’installe, que l’esprit dans lequel la réunion a été préparée « passe ».
B3 : Conclure une réunion.
Une réunion ne devrait pas en principe se terminer « sans fin », c’est à dire sur les dernières discussions concernant le dernier sujet à traiter.
B4 : Mettre de la convivialité dans une réunion.
La convivialité n’est pas une fin en soi dans une réunion. Elle peut cependant beaucoup apporter, tant au niveau du bien-être des participants que de l’efficacité même des travaux
B5 : Coordonner le déroulement d'une grosse réunion.
Une part du travail du coordinateur est terminée lorsque la réunion commence. Le déroulement nécessite cependant une grande attention de sa part pour s’assurer que tout le monde est « à son poste », et fait bien au moment opportun le travail qu’il s’est engagé à faire.
B6 : Prendre une décision collective.
La prise de décision collective est parfois, par simple manque de méthode, un moment délicat d’une réunion
B7 : Préparer les salles de travail.
L’allure des lieux a une influence directe et immédiate sur les relations qui vont s’établir entre les participants d’une réunion, et l’ambiance de travail qui va se mettre en place.
C1 : Quelques méthodes de gestion de la parole.
Voici quelques règles ou méthodes à mettre en application par l’animateur de la séquence
C2 : Mener un bilan de réunion.
Voici une démarche simple et éprouvée pour mener un bilan en fin de réunion.
C3 : mener une rlexion colletive de manière interactive : la méthode des "papiers volants".
Voici une méthode pour lancer la réflexion sur un sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail de réflexion.
C4 : Mener une réflexion collective.
Voici une méthode pour mener une réflexion sur un nouveau sujet au sein d’un groupe. Elle peut être utilisée seule ou comme première étape d’un travail qui se prolongera ensuite.
C5 : Quelques attitudes de gestion des conflits.
Si l’ambiance au sein du groupe est mauvaise, que les discussions sont conflictuelles et se déroulent dans une atmosphère d’agressivité ou de violence, l’animateur peut intervenir assez simplement et de manière efficace.
C6 : Préparer et animer une réunion téléphonique.
Nous essaierons dans cette fiche d’identifier les points particuliers sur lesquels il faut être vigilant en réunion téléphonique.
C7 : Les suites d'une réunion.
Toute réunion s’inscrit dans un processus commençant avec sa préparation et s’achevant par sa valorisation. Quand la réunion est terminée, il reste donc un travail non négligeable, au moins pour quelques personnes !
C8 : Commencer avec un groupe débutant.
Le premier contact avec les méthodes de travail respectant la démocratie participative est souvent déconcertant pour des gens qui n’en ont pas l’habitude (c’est à dire une grande partie de la planète !).
D1 : Etre simple participant à une réunion.
Travailler en démocratie participative signifie s’efforcer d’avoir un niveau d’implication personnelle fort. Cela est valable concernant les sujets traités durant la réunion, cela peut aussi s’appliquer à la manière dont se déroule la réunion elle-même. Chaque participant devra mettre du sien pour que tout se passe au mieux.
D2 : Etre garant d'une réunion.
Le garant est une personne qui garde du recul sur le déroulement d’une réunion pour veiller à ce que le fond (les sujets traités) et la forme (les méthodes de travail employées pour travailler sur les sujets) restent bien en accord avec les valeurs du groupe, et soient efficaces.
D3 : Etre rapporteur d'une réunion.
Le rapporteur est chargé de retransmettre, de manière synthétique et fidèle, les contenus d’un débat. Cette fonction nécessite donc des qualités de synthèse et d’objectivité.
D4 : Etre secrétaire d'une réunion.
D5 : Etre animateur d'une séquence.
Un seul animateur suffira pour une réunion courte (moins de 2 heures). Au-delà, il est conseillé de travailler à plusieurs, chacun étant responsable d’une séquence.
D6 : Etre coordinateur d'une réunion.
La préparation d’une grosse réunion nécessite une équipe qui peut être importante. Cette équipe doit elle-même être animée et organisée, d’où la nécessité d’un(e) coordinateur(trice).
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